20 Tipps zum Zeitmanagement, um Ihre Produktivität zu steigern

20 Tipps zum Zeitmanagement, um Ihre Produktivität zu steigern

Sind Sie normalerweise pünktlich oder zu spät? Erledigen Sie die Dinge innerhalb der von Ihnen vorgegebenen Zeit? Reichen Sie Ihre Berichte/Arbeiten pünktlich ein? Sind Sie in der Lage, das, was Sie tun möchten, innerhalb der Fristen zu erreichen? Sind Sie ein guter Zeitmanager?

Wenn Sie eine der obigen Fragen mit Nein beantworten, bedeutet dies, dass Sie Ihre Zeit nicht so gut einteilen, wie Sie es möchten. Hier sind 20 Tipps zum Zeitmanagement, die Ihnen helfen, die Zeit besser zu verwalten:

1. Erstellen Sie einen Tagesplan

Planen Sie Ihren Tag, bevor er sich entfaltet. Tun Sie es morgens oder noch besser, in der Nacht vor dem Schlafengehen. Der Plan gibt Ihnen einen guten Überblick über den Ablauf des Tages. Auf diese Weise werden Sie nicht überrascht. Ihre Aufgabe für den Tag ist es, den Plan so gut wie möglich einzuhalten.

Hier ist So erstellen Sie eine To-Do-Liste, die Ihre Produktivität enorm steigert .

2. Legen Sie für jede Aufgabe ein Zeitlimit fest

Seien Sie sich darüber im Klaren, dass Sie die Aufgabe X bis 10:00 Uhr, die Aufgabe Y bis 15:00 Uhr und die Aufgabe Z bis 17:30 Uhr erledigen müssen. Dadurch wird verhindert, dass sich Ihre Arbeit in die Länge zieht und für andere Aktivitäten reserviert ist.

3. Verwenden Sie einen Kalender

Ein Kalender ist der grundlegendste Schritt, um Ihre täglichen Aktivitäten zu verwalten. Wenn Sie Outlook oder Lotus Notes verwenden, ist der Kalender Teil Ihrer Mailing-Software.

Ich benutze es. Noch besser ist es, wenn Sie Ihren Kalender mit Ihrem Mobiltelefon und anderer von Ihnen genutzter Hardware synchronisieren können – so können Sie von überall auf Ihren Terminplan zugreifen. Hier sind die Die 10 besten Kalender-Apps, um auf dem Laufenden zu bleiben .

Weitere Tipps zur Verwendung des Kalenders für ein besseres Zeitmanagement finden Sie hier: So verwenden Sie einen Kalender, um Zeit und Raum zu schaffen

4. Verwenden Sie einen Organizer

Ein Organizer hilft Ihnen, in Ihrem Leben den Überblick zu behalten. Es ist Ihr zentrales Tool zum Organisieren von Informationen, To-Do-Listen, Projekten und anderen verschiedenen Elementen.Werbung

Diese Die 15 besten Zeitmanagement-Apps und -Tools kann Ihnen helfen, besser zu organisieren, wählen Sie eine aus, die Ihren Bedürfnissen entspricht.

5. Kennen Sie Ihre Fristen

Wann müssen Sie Ihre Aufgaben erledigen? Markieren Sie die Fristen deutlich in Ihrem Kalender und Organizer, damit Sie wissen, wann Sie sie beenden müssen.

Aber stellen Sie sicher, dass Sie diese 10 häufigen Fehler beim Setzen von Fristen nicht machen.

6. Lernen Sie Nein zu sagen

Übernehmen Sie nicht mehr, als Sie bewältigen können. Bei Ablenkungen, die auftreten, wenn Sie andere Dinge tun, geben Sie ein klares Nein. Oder verschieben Sie es auf einen späteren Zeitraum.

Leo Babauta, der Gründer von Zen Habits, hat einige großartige Einblicke, wie man Nein sagt: Die sanfte Kunst, Nein zu sagen

7. Ziel, früh zu sein

Wenn Sie pünktlich sein möchten, sind Sie entweder pünktlich oder zu spät. Meistens kommst du zu spät. Wenn Sie jedoch darauf abzielen, früh zu sein, werden Sie höchstwahrscheinlich pünktlich sein.

Versuchen Sie bei Terminen, früh zu sein. Für Ihre Fristen reichen Sie diese früher als erforderlich ein.

Lernen Sie von diesen Tipps über wie du dich darauf vorbereitest, früh zu sein , statt gerade noch rechtzeitig.

8. Zeitfenster für deine Aktivitäten

Dies bedeutet, dass Sie Ihre Arbeit auf X Zeit beschränken. Warum ist Zeitboxen gut für dich? Hier sind 10 Gründe, warum Sie mit dem Timeboxen beginnen sollten.Werbung

Sie können auch hier mehr darüber lesen, wie man Zeitboxen macht: Get What Matters Done by Scheduling Time Blocks

9. Stellen Sie eine Uhr sichtbar vor sich auf

Manchmal sind wir so in unsere Arbeit vertieft, dass wir die Zeit vergessen. Wenn Sie eine riesige Uhr vor sich haben, haben Sie die aktuelle Zeit im Blick.

10. Erinnerungen 15 Minuten vorher einstellen

Die meisten Kalender haben eine Erinnerungsfunktion. Wenn Sie an einem wichtigen Meeting teilnehmen müssen, stellen Sie diesen Wecker 15 Minuten vorher ein.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Erinnerungen Ihnen helfen, sich an alles zu erinnern: Die Bedeutung von Erinnerungen (und wie man eine Erinnerung erstellt, die funktioniert)

11. Fokus

Sind Sie so viel Multitasking, dass Sie einfach nichts erledigen? Konzentrieren Sie sich in diesem Fall nur auf eine wichtige Aufgabe. Multitasking ist schlecht für dich .

Schließen Sie alle Anwendungen, die Sie nicht verwenden. Schließen Sie die Tabs in Ihrem Browser, die Ihre Aufmerksamkeit ablenken. Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf das, was Sie tun. So werden Sie effizienter.

Der CEO von Lifehack hat einen definitiven Leitfaden geschrieben, wie Sie sich konzentrieren können, lernen Sie die Tipps: Wie Sie Ihre Produktivität fokussieren und maximieren (der endgültige Leitfaden)

12. Blockieren Sie Ablenkungen

Was lenkt Sie bei Ihrer Arbeit ab? Sofortnachrichten? Telefon klingeln? Kommen SMS?

Chat nutze ich heutzutage kaum noch. Ich melde mich nur dann an, wenn ich nicht vorhabe, etwas zu tun. Sonst wird es sehr ablenkend.Werbung

Wenn ich wichtige Arbeiten erledige, schalte ich auch mein Handy aus. Anrufe während dieser Zeit werden aufgezeichnet und ich kontaktiere sie danach, wenn es etwas Wichtiges ist. Das hilft mir, mich besser zu konzentrieren.

Weitere Tipps zum Minimieren von Ablenkungen, um mehr zu erreichen, finden Sie unter So minimieren Sie Ablenkungen, um Dinge zu erledigen

13. Verfolgen Sie Ihre verbrachte Zeit

Wenn du anfängst, deine Zeit zu erfassen, bist du dir bewusster, wie du deine Zeit verbringst. Sie können beispielsweise einen einfachen Countdown-Timer einstellen, um sicherzustellen, dass Sie eine Aufgabe innerhalb eines Zeitraums von beispielsweise 30 Minuten oder 1 Stunde beenden. Der Zeitdruck kann Sie dazu bringen, konzentriert zu bleiben und effizienter zu arbeiten.

Sie können mehr finden Zeiterfassungs-Apps hier und wählen Sie eine aus, die für Sie funktioniert.

14. Machen Sie sich keine Gedanken über unwichtige Details

Sie bekommen nie alles so, wie Sie es wollen. Der Versuch, dies zu tun, ist wirkungslos.

Der Versuch, perfekt zu sein, schadet dir mehr als nützt, erfahre hier, wie Perfektionismus tötet Ihre Produktivität und wie man die Perfektionismus-Denkweise hinter sich lässt.

15. Priorisieren

Da Sie nicht alles tun können, lernen Sie, das Wichtige zu priorisieren und den Rest loszulassen.

Wenden Sie das 80/20-Prinzip an, das ein Schlüsselprinzip bei der Priorisierung ist. Sie können diese Technik auch anwenden, um alles auf Ihrem Teller zu priorisieren: So priorisieren Sie in 10 Minuten richtig und arbeiten 10x schneller

16. Delegierter

Wenn es Dinge gibt, die andere besser erledigen können oder Dinge, die nicht so wichtig sind, ziehen Sie in Betracht, zu delegieren. Das entlastet Sie und Sie können sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.Werbung

Wenn Sie einen Teil Ihrer Arbeit delegieren, gewinnen Sie Zeit und erreichen mehr. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Arbeiten effektiv delegieren: Wie man Arbeit delegiert (der endgültige Leitfaden für erfolgreiche Führungskräfte)

17. Stapeln Sie ähnliche Aufgaben zusammen

Für verwandte Arbeiten stapeln Sie sie zusammen.

Meine Arbeit kann zum Beispiel in diese Kerngruppen eingeteilt werden:

  1. Schreiben (Artikel, mein kommendes Buch)
  2. Coaching
  3. Werkstattentwicklung
  4. Geschäftsentwicklung
  5. administrativ

Ich fasse alle zugehörigen Aufgaben zusammen, damit Synergien entstehen. Wenn ich telefonieren muss, weise ich ein Zeitfenster zu, um alle meine Anrufe zu tätigen. Es rationalisiert den Prozess wirklich.

18. Eliminieren Sie Ihre Zeitfresser

Was nimmt Ihnen Zeit für Ihre Arbeit? Facebook? Twittern? E-Mail-Check? Hören Sie auf, sie so oft zu überprüfen.

Eine Sache, die Sie tun können, ist es schwierig zu machen, sie zu überprüfen – entfernen Sie sie aus den Quicklinks / Lesezeichen Ihres Browsers und stecken Sie sie in einen schwer zugänglichen Lesezeichenordner. Ersetzen Sie Ihre Browser-Lesezeichen durch wichtige arbeitsbezogene Websites.

Während Sie zweifellos immer noch FB/Twitter überprüfen, werden Sie feststellen, dass die Häufigkeit niedriger ist als zuvor.

19. Schneiden Sie ab, wenn Sie es brauchen

Der Hauptgrund, warum die Dinge überlaufen, ist, dass Sie nicht abschneiden, wenn Sie müssen.

Haben Sie keine Angst, Meetings abzufangen oder eine Grenze zu ziehen. Sonst wird es nie ein Ende geben und man isst einfach in die Zeit für später.Werbung

20. Lassen Sie die Pufferzeit dazwischen

Packen Sie nicht alles eng zusammen. Lassen Sie zwischen den einzelnen Aufgaben eine Pufferzeit von 5-10 Minuten. Dies hilft Ihnen, die vorherige Aufgabe abzuschließen und mit der nächsten zu beginnen.

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