専門家のための27の電子メールエチケットのヒント

ソーシャルメディアの出現とテキストメッセージングの改善の後でも、電子メールは依然として専門分野で普及し続けているコミュニケーションのモードです。対面することなく指示を出したり、火を消したりする機能により、多くの企業が生産性ツールとして電子メールを使用できるようになりました。しかし、プロ意識が窓の外に出て、エチケットのルールが忘れられることがあります。今日は、ビジネスの専門家向けの27のメールエチケットのヒントを見ていきます。

1.あいさつと見送り

内容をメールで始めることはありません。メールは常に、適切な紹介または受信者の名前で始まります。これは、最初に、彼らが誰と話しているのかを彼らに知らせます。名前で彼らを認めることから始めるとき（例えば、こんにちは、John Doe）、あなたは彼らにあなたが誰と話すつもりであるかを知らせます。メールを使い終わったら、常に「ありがとう」または「乾杯」と言って終了し、良いエチケットと敬意を実践してください。

2.いつ電話するかを知る

すべての通信が電子メールを介して行われる必要はありません。会話が詳細について言及し始めたら、電話をスケジュールするのが賢明かもしれません。これにより、誤解を防ぎ、通信を迅速化することさえできます。また、電子メールでスケジュールされた会議がキャンセルされたときに電話を取ることも尊重されます。

3.句読点に注意してください

プロフェッショナリズムには、句読点を気にする方法を知ることが含まれます。標準の電子メール通信では、約95％の時間でピリオドと疑問符を使用する必要があります。感嘆符は、会話が気楽で、受信者に精通している場合に残します。

4.時計が刻々と過ぎています

ビジネスを扱うときは、決して彼らを待たせないでください。ことわざにあるように、時は金なりです。受信者に返信を2日以上待たせないでください。電話のように、電子メールを待つことは、あなたが確立しようとしているどんなプロジェクトでも進歩を遅らせることができます。結局のところ、それがあなたがメールを送り、カタツムリのメールを使わない理由ではありませんか？

5.正しく書く

専門的な環境で電子メールを送信する場合は、文法とスペルを2つの考慮事項にする必要があります。内容が電子メールの主役であるとしても、文法がチェックされていることを確認することで、ビジネスの知人はあなたが会話を真剣に受け止めていることを知ることができます。ほとんどの電子メールクライアントにはスペルチェックと文法チェックがあるので、それらを使用してください！広告

6.企業文化を検討する

正直に言うと、文法と口調は専門的である必要がありますが、それでも連絡先の会社を考慮する必要があります。もちろん、よりリラックスした企業間の社内のビジネスメールは、たとえばホワイトハウスとは少し異なります。文法を気にしながら、メールを送信している間、親しみやすい雰囲気を放ち続けてください。

7.完璧な件名を設計する

受信者が最初に目にするのは件名です。率直に言って、彼らはその内容を読む前に件名で電子メールの重要性を識別します。大文字と小文字を区別し、簡潔に、そして要点を明確にすることで、素晴らしい印象を残すようにしてください。

8.返信と返信-すべて

1人の受信者だけを対象とした大量の電子メールを送信することほど恥ずかしいことはありません。これは、複数の受信者で始まった電子メールの結果です。返信するときは、送信者にメールを送信する返信、または元のメッセージが送信されたすべての人にメッセージを送信する全員に返信するオプションがあります。送信する前に再確認してください。再確認しないと、申し訳ありません。

9.他者のプライバシーを考慮する

お互いを知らない可能性のある複数の受信者にビジネス用メールを送信しなければならない場合があります。受信者の電子メールアドレスは、平均的な電子メールの[宛先]セクションに追加されますが、複数の受信者の電子メールでは、他の人が受信者のアドレスを表示できないように、アドレスをBCCまたはブラインドカーボンコピーセクションに追加する必要があります。

10.署名を調整する

挨拶や見送りとは異なり、メールの署名はメッセージの下部に自動的に追加され、小さな経歴や連絡先情報を追加できます。これは質の高い挨拶に取って代わるものではありませんが、新しい知人があなたについてもっと学び、どこであなたと連絡を取るべきかを知ることを可能にします。

11.休暇モードに入る

年に数回、休暇中、私は通常、自分の電子メールから離れていることに気づきます。ヒント4に見られるように、時間が重要であり、受信トレイにメールを無応答のままにしておくのは失礼です。不在を個人に警告するために、オートレスポンダーを追加して（Gmail経由で、他のクライアントでも利用できます）、なぜ私が去ったのか、いつ戻るのかを説明します。広告

12.リンクに注意してください

ハッカーは、添付ファイルやリンクにウイルスやマルウェアを追加する方法を見つけました。メールを転送するときは、リンクと添付ファイルが安全であることを確認してください。また、転送するチェーンメッセージの数を減らし、不明な受信者から送信しないようにします。

13. TL：DRサマリーを作成します

TL：DRは、Too longの頭字語で、読んでいませんでした。それは非常に率直であり、単に忙しくて長いメールの会話を読むことができない忙しいビジネスの知人の多くに当てはまります。このため、転送するとき、または会話に返信するときに定期的に、前のポイントを箇条書きで要約して、受信者が電子メールの内容を常に把握できるようにします。

14.就職活動のヒント：履歴書とカバーレター

仕事を探すときは、メールのエチケットが最も重要です。求人掲示板に返信するときは、必ず履歴書とカバーレターを含めてください。デフォルトでは、明示的に反対しない限り、これらは添付ファイルである必要があります。

15.取り付ける前に尋ねる

企業が大きな添付ファイルを好まない理由は、企業が支払う特定のストレージスペースが与えられているためです。あなたの大きな添付ファイルはそれらのストレージ許容量を使い果たします。大きな添付ファイルまたは複数の添付ファイルを送信する前に、必ず受信者に許可を求めてください。

16.アイロニーはいつ適切ですか？

アイロニーは、ほとんどの人に人気のあるコメディーです。ただし、ビジネス環境では、それを避ける必要があります。いかなる書面の皮肉も、せいぜい誤解される可能性があり、最悪の場合、不快と見なされる可能性があります。社内の電子メールの皮肉を保存します。

17.フォントを再考する

会社のメールは、6年生の英語プロジェクトからのPowerPointプレゼンテーションではありません。派手なフォントは別の機会に残してください。専門家ではないだけでなく、そのようなフォントを表示できる電子メールクライアントを持っていない企業もあります。その上、とにかく誰がエドワードスクリプトフォントを読みたいですか？広告

使用するプロのフォント

タイムズニューローマン
ジョージア
ベランダ
Arial
ヘルベチカ
キャリバー

18.すべての人に公開されているドキュメント

ファイルの種類があいまいな場合、送信した添付ファイルを企業が開くことができなくなり、業務やプロジェクトの速度が低下する可能性があります。添付ファイルの種類はPDF、.doc、.txt、または.jpegのままにします。それらは通常妥当なサイズであり、ほとんどのマシンとオペレーティングシステムで開くことができます。

19.仕事と遊びを分ける

会社のメールを使用して、友人や親戚に個人的なメッセージを送信することは賢明ではありません。 2つの理由から、同僚やビジネスの知人にのみビジネス用メールを使用してください。受信トレイの専門的な性質を維持するためと、メールストレージスペースの無駄な使用を制限するためです。

20.メールがゴミ箱に捨てられていないことを確認します

受信者からの返信がない場合は、受信者が忙しい可能性があります。彼らがあなたのメッセージを受け取ったかどうかを尋ねることはそれを悪化させる可能性がありますが、電子メールが非常に適切な場合があります。時間が許せば1週間から1週間半待ちます。それでも返信がない場合は、電話するか、別のメールを送信します。

21.あなたの意図を明確にする

受信者が電子メールを読むのに1、2分しかない場合は、メッセージをできるだけ簡潔かつ的確に作成する必要があります。少し詳しく説明する前に、受信者に期待する内容の概要をメールの冒頭に記入してください。

22.電子メールを電話に接続する

受信者が待たされるのを防ぐには、ビジネス用の電子メールを電話に接続して、タイムリーに返信できるようにします。ほとんどのスマートフォンの設定では、署名を調整することができます。広告

23.社内の頭字語

頭字語は新しい知人にはお勧めできませんが、同僚の間に会社の頭字語を作成することは、メッセージの重要性や意図を確実に理解するための賢い方法です。 NRN（No Reply Needed）のような頭字語を使用すると、同僚はどのメッセージが緊急で何が待機できるかを知ることができます。

24.メールの内容を拡張する

メールで送信された会議出席依頼を忘れたり誤解したりしたことは簡単に非難されます。ほとんどのメールクライアントには警報システムがありません。つまり、生産性を高めるために関連するもの（会議のカレンダーアラートの作成など）を受信トレイの外部に適用するのはユーザーの責任です。

25.時差を考慮する

電子メールで電話や会議を要求し、タイムリーに返信がない場合は、悪化する可能性があります。ただし、これがタイムゾーンの違いによるものではないことを確認する必要があります。オーストラリアの知人からの電話をリクエストしていて、ニューヨークにいる場合は、タイムゾーンの違いが解決されていることを確認してください。