物事を正しくそして時間通りに終わらせるには生産的であることが必要です。では、どのタスクが不可欠で、どれが待機できるかをどうやって知るのでしょうか？その答えは、アイゼンハワーマトリックスとしても知られる優先順位マトリックスにあります。

マトリックスの名前は、ドワイト・デイビッド・アイゼンハワーにちなんで付けられました。

アイゼンハワーは、1953年から1961年まで、米軍の将軍であり、米国の第34代大統領でした。5つ星の将軍および米陸軍の最高司令官として、連合国のヨーロッパ侵攻戦略を起草しました。^[1]

アイゼンハワーは、毎日集中する必要のある多くのタスクの中から、どのタスクを優先するかについて、毎回厳しい決断を下さなければなりませんでした。そこで、彼は有名なアイゼンハワーマトリックスまたは優先順位マトリックスを思いついた。

目次

1. 優先順位マトリックスとは何ですか？
2. 優先順位マトリックスの使用方法
3. 結論
4. 優先順位付けに関するその他のヒント

優先順位マトリックスとは何ですか？

優先順位マトリックスは、緊急性に基づいてタスクを評価するためのツールです。これは、重要なアクティビティとバイパスする必要のあるタスクを知るのに役立ち、プロジェクト管理、中小企業、または個人的なタスクに役立ちます。

アイゼンハワーは、マトリックスについて有名に言っています。

緊急のほとんどのタスクは重要ではなく、重要なほとんどのタスクは緊急ではありません。

この引用は、アイゼンハワーが時間を管理する上での格言になりました。

優先順位付けマトリックスには4つの象限があり、最初と最後に行うことの選択を比較するのに役立ち、プロジェクトに優先順位を付けて戦略的計画を作成できます。^[二]。

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象限は次のとおりです。

• 行う
• スケジュール
• デリゲート
• 排除する

行う

Doは、優先順位マトリックスの最初の象限であり、重要なアクティビティが組み込まれています。つまり、緊急に実行する必要のあるタスク—危機、期限、および緊急の注意を必要とし、人生の使命に非常に関連する問題。

どのタスクがこの象限に該当するか知っていますか？

優先順位を分析することから始めて、それが「今すぐ実行」の基準内にあるかどうかを確認します。タスクが1日以内、または24〜48時間以内に達成可能である場合、それは緊急です。

このカテゴリのタスクに優先順位を付ける際に採用できるもう1つのアプローチは、MarkTwainによる「カエルを食べる」の原則を採用することです。この原則は、目覚めたらすぐに最も緊急の活動を行うことをお勧めします。

これが実際的な例です。

コンテンツ戦略の草案を作成し、マネージャーにレポートを提出する必要があるとします。土曜日で、提出の締め切りは月曜日です。緊急の活動と言えますか？絶対に！

スケジュール

優先順位マトリックスの第2象限はScheduleです。優先順位マトリックスは、このカテゴリのタスクを重要であるが緊急ではないものとして分類します。

それらは長期的な目標とタスクであり、即時の期限はありません。これらのタスクには、瞑想、ジャーナリング、勉強、家族の時間、運動などがあります。

この象限での活動を他の期間計画することができます。たとえば、健康のために運動する必要がありますが、それを行うために時間を割り当てることができます。広告

これらのアクティビティは、実行象限または緊急象限に転送されないようにスケジュールします。それらを実行するのに十分な時間があることを確認してください。

デリゲート

優先順位マトリックスの第3象限はデリゲートです。

これらのタスクはあなたにとって重要ではありませんが、他の人にとっては非常に緊急です。ここでチームワークが役立ちます。

このカテゴリのタスクは技術的に実行できますが、 それらを委任する 。タスクを委任することで、最初の2つの象限でアクティビティを実行する時間を増やすことができます。

委任したタスクも監視する必要があります。委任されたタスクの追跡システムがない場合にのみ、時間の無駄になります。

排除する

最後の象限は、生産性の低下要因を強調しています。それらはあなたの目標にとって重要ではなく、緊急ではないタスクです。生産性を高める唯一の方法は、それらを排除することです。

いくつかの例は、常に携帯電話をチェックしたり、映画を見たり、ビデオゲームをしたりしています。

また、毎日および毎週のスケジュールから特定して削除する必要がある悪い習慣である可能性もあります。

成功した人々は、重要なことに優先順位を付けて固執する方法を学びました。彼らは、タスクに適した人を見つけるか、重要性の低いタスクを排除することを学びました。

優先順位付けシステムを設計した2つの刺激的なパーソナリティについて考えてみましょう。広告

Warren Buffetは、どのタスクが彼の最善の注意に値するかを決定するために、2つのリストの優先順位付けモデルを開発しました。肝心なのは、重要で有用なものをバイパスすることですが、優先事項の最優先事項ではありません。

ビジネスアドバイザー、マーケティング担当者、自作の億万長者、そして著者であるマークフォードは、彼の戦略を考案しました。

最も重要な優先順位で作業を開始し、休憩を取り、2番目に重要なタスクに取り組み、休憩を取り、午後までに重要度の低いアクティビティと他の個人から受け取ったタスクを整理します。^[3]

優先順位マトリックスの使用方法

優先順位マトリックスの使用は、初めての場合は難しい場合がありますが、いくつかの簡単な手順に従うことで、可能な限り最善の方法で使用する方法を学ぶことができます。

1.優先順位をリストしてランク付けする

1日に実行する必要のあるすべてのタスクを強調表示します。次に、それらを分類します加重基準付き緊急性と重要性に基づいています。

迅速な対応が必要な活動を特定します。私は、あなたがその日を完了しなければ、それは重大な結果を生み出す可能性があるというタスクについて言及しています。たとえば、コンテンツ戦略を提出しないと、他のコンテンツライターは機能しません。これは、優先度の高い依存関係をチェックする必要があることを意味します。

2.値を定義します

次のステップは、重要性を調べ、それらのどれがあなたのビジネスや組織に最も影響を与えるかを評価することです。経験則として、どのタスクが他のタスクよりも優先度が高いかを確認できます。たとえば、内部作業を行う前に、クライアントの要件に対応する必要があります。

タスクが組織内の人々や顧客にどのように影響するかを調べることで、価値を見積もることもできます。一言で言えば、タスクが人や組織に与える影響が大きいほど、優先度は高くなります。

3.最も困難なタスクを実行します

先延ばしは怠惰の症状ではありませんが、回避はあります。真実は、通常、やりたくないタスクを回避するということです。ゴールドマン・サックスの元最高経営責任者であるロイド・ブランクファインはかつて、彼がオフィスに着いたときに最も恐ろしい仕事を最初に行うと言っていました。

ブライアントレーシーは、これらのタスクをあなたが食べる必要のあるカエルと呼びました。それはあなたが必要なタスクを延期するときにあなたに圧力をかけるしつこい恐怖を取り除きます^[4]。これは、優先順位マトリックスが役立つところです。すぐにDoカエルを食べてください。広告

先延ばしを克服するための支援が必要な場合は、チェックアウトしてください この記事 。

4.あなたにとって何が重要かを知る

あなたがこの宇宙にいる限り、あなたは常にあなたの目標と矛盾するかもしれない異なる選択に遭遇するでしょう。たとえば、過度の旅行を必要とする素晴らしいプロモーションは、重要な関係からあなたを隔離します。あなたが優先順位を意識していない場合、あなたの家族があなたの優先順位であっても、あなたはそれを受け入れるかもしれません。

したがって、あなたにとって何が重要であるかを特定し、それらの重要なことを妥協しないですぐに喜びや利益を得られるように準備することは理にかなっています。

ヨギ・ベラは次のようにキャプションを付けました。

目的地がわからない場合は、どこかに行き着く可能性があります。

5.定期的な無労働時間を確立する

YouTubeのCEOであるスーザンウォジスキは、午後6時から午後9時までメールをチェックしないというルールを確立しました。 CNN Businessのレポートによると、彼女はGoogleが始まったばかりのときに、産休を要求した最初の女性でした。彼女はYouTubeのCEOであるにもかかわらず、家族との夕食の時間を優先しています。^[5]。

仕事以外の人間関係や興味のために時間を削減することは可能ですか？

もちろん、それがあなたがあなたの無労働時間を設定する必要がある理由です。このアプローチにより、次のタスクのためにエネルギーレベルを更新することができます。また、通常の作業ゾーンにいないため、内省するのに最適な位置になります。

6.いつ停止するかを知る

あなたは時々あなたのリストのすべてを達成することができます。ワークロードに優先順位を付けて見積もりを評価したら、残りのタスクを優先順位リストから削除し、最も緊急で重要なタスクに集中します。

結論

仕事で成功するには十分ではありません。あなたがあなたの家族とあなたの人生の重要な関係のために時間を作ることを確実にしてください。広告

始めて時間を見つけるのは難しいかもしれませんが、優先順位マトリックスを使用して練習すると、生産性が向上し、自分にとって重要なことの間で時間をより適切に分割できることがわかります。

優先順位付けに関するその他のヒント

• 10分で正しい優先順位を付け、10倍速く作業する方法
• 基本に戻る：優先順位の設定
• すべてが重要と思われるときに作業に優先順位を付ける方法

注目の写真クレジット： unsplash.com経由のWilliamIven

参照