5 Schritte (und 4 Techniken) für eine effektive Problemlösung

5 Schritte (und 4 Techniken) für eine effektive Problemlösung

Problemlösung ist der Prozess, bei dem jedes Element eines Problems überprüft wird, damit Sie zu einer Lösung gelangen oder es beheben können. Die Schritte zur Problemlösung decken mehrere Aspekte eines Problems ab, die Sie zusammenführen können, um eine Lösung zu finden. Ob in einer Gruppe, kollaborativ oder unabhängig, der Prozess bleibt derselbe, aber die Vorgehensweise und die Schritte können sich unterscheiden.

Um ein ... zu finden Probleme lösen Ansatz, der für Sie, Ihr Team oder Ihr Unternehmen funktioniert, müssen Sie die Umgebung, in der Sie sich befinden, und die Persönlichkeiten um Sie herum berücksichtigen.



Wenn Sie die Charaktere im Raum kennen, können Sie sich für den besten Ansatz entscheiden, um letztendlich zur besten Lösung zu gelangen.

Inhaltsverzeichnis

  1. 5 Schritte zur Problemlösung
  2. 4 Techniken zur Förderung der Problemlösung
  3. Die Quintessenz
  4. Weitere Tipps zur Problemlösung

5 Schritte zur Problemlösung

Was auch immer das Problem ist, um es zu lösen, müssen Sie fast immer diese Problemlösungsschritte befolgen. Das Versäumen eines dieser Schritte kann dazu führen, dass das Problem entweder erneut auftritt oder die Lösung nicht korrekt implementiert wird.



Sobald Sie diese Schritte kennen, können Sie mit Ihrem Ansatz kreativ werden, um die benötigten Lösungen zu finden.

1. Definiere das Problem

Sie müssen das Problem definieren und verstehen, bevor Sie beginnen, egal ob Sie es unabhängig oder in der Gruppe lösen. Wenn Sie keinen Überblick über das Problem haben, beheben Sie möglicherweise etwas, das nicht behoben werden muss, oder Sie beheben das falsche Problem.



Verbringen Sie Zeit damit, das Problem auszuarbeiten, schreiben Sie es auf und besprechen Sie alles, damit Sie wissen, warum das Problem auftritt und wen es betrifft.

2. Empfangen

Sobald Sie Klarheit über das Problem haben, müssen Sie beginnen über jede mögliche Lösung nachdenken . Hier gehen Sie groß und breit vor, da Sie so viele alternative Lösungen wie möglich finden möchten.Nehmen Sie nicht nur die erste Idee; Bauen Sie durch aktives Zuhören so viele wie möglich aus, denn je mehr Sie erstellen, desto wahrscheinlicher finden Sie eine Lösung, die die beste Wirkung auf das Team hat.

3. Entscheiden Sie sich für eine Lösung

Welche Lösung Sie auch immer einzeln oder im Team wählen, denken Sie an die Auswirkungen auf andere, wenn Sie diese Lösung implementieren. Stellen Sie Fragen wie:



  • Wie werden sie auf diese Veränderung reagieren?
  • Müssen sie etwas ändern?
  • Wen müssen wir über diese Änderung informieren?

4. Implementieren Sie die Lösung

Bereiten Sie sich in dieser Phase der Problemlösung auf Feedback vor und planen Sie dies. Wenn Sie die Lösung einführen, fordern Sie Feedback zum Erfolg der vorgenommenen Änderung an.

5. Überprüfen, iterieren und verbessern

Eine Änderung sollte keine einmalige Aktion sein. Verbringen Sie Zeit damit, die Ergebnisse der Änderung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die erforderliche Wirkung erzielt und die gewünschten Ergebnisse erzielt hat.Werbung

Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor, damit Sie die implementierte Lösung weiter verbessern können.

4 Techniken zur Förderung der Problemlösung

Jeder Einzelne oder jedes Team hat unterschiedliche Bedürfnisse und benötigt möglicherweise eine andere Technik, um jeden der Problemlösungsschritte zu fördern. Versuchen Sie eine davon, um den Prozess zu stimulieren.

1-2-4 Aller Ansatz + Abstimmung

Das 1-2-4-All ist ein guter Ansatz zur Problemlösung, der unabhängig von der Größe der Gruppe funktionieren kann. Alle sind involviert und man kann schnell eine Unmenge an Ideen generieren.

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Ideen und Lösungen werden schnell diskutiert und organisiert, und das Tolle an diesem Ansatz ist, dass die Teilnehmer ihre Ideen besitzen, so dass Sie bei der Umsetzung der Lösungen nicht mehr Aufwand haben, um sich zu überzeugen.

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Als Moderator müssen Sie der Gruppe zunächst eine Frage stellen, die das Problem oder die Situation erklärt. Zum Beispiel: Welche Maßnahmen oder Ideen würden Sie empfehlen, um den Mangel an ruhigen Arbeitsbereichen im Unternehmen zu beheben?

1

Da die Frage für alle sichtbar ist, verbringt die Gruppe dann 5 Minuten damit, die Frage einzeln zu reflektieren. Sie können ihre Gedanken und Ideen auf Post-Its notieren.

zwei

Bitten Sie die Teilnehmer nun, ein oder zwei weitere Personen zu finden, mit denen sie ihre Ideen und Gedanken diskutieren können. Bitten Sie die Gruppe, sich zu bewegen, um einen Partner zu finden, damit sie sich mit neuen Leuten treffen kann.

Bitten Sie die Paare, 5 Minuten damit zu verbringen, ihre gemeinsamen Ideen und Gedanken zu diskutieren.

4

Als nächstes stellen Sie die Gruppe in Gruppen von zwei oder drei Paaren, um Gruppen von 4-6 zu bilden. Jede Gruppe sollte nicht größer als sechs sein, da die Chancen sinken, dass alle sprechen können.

Bitten Sie die Gruppe, eine interessante Idee zu diskutieren, die sie in früheren Runden gehört haben, und jedes Gruppenmitglied teilt jeweils eine.

Die Gruppe muss dann ihre bevorzugte Lösung für das Problem auswählen. Darüber muss nicht abgestimmt werden, nur eines, das bei der Gruppe am meisten Anklang fand.Werbung

Fragen Sie dann nach drei Maßnahmen, die ergriffen werden könnten, um diese Änderung umzusetzen.

Alle

Bringen Sie alle wieder als Gruppe zusammen und stellen Sie offene Fragen wie: Was ist die eine Sache, die Sie besprochen haben, die für Sie aufgefallen ist? Oder sehen Sie nach diesen Diskussionen jetzt etwas anders?

Am Ende der Sitzung haben Sie mehrere Ansätze zur Lösung des Problems und die gesamte Gruppe wird zu den zukünftigen Lösungen und Verbesserungen beigetragen haben.

Der Blitz-Entscheidungs-Jam

Der Lightning Decision Jam ist eine großartige Möglichkeit, Probleme gemeinsam zu lösen und sich auf eine Lösung oder ein Experiment zu einigen, das Sie sofort ausprobieren möchten. Es fördert die Entscheidungsfindung im Team, aber gleichzeitig kann der Einzelne seine Ideen und sein Feedback vermitteln.[1]

Wenn Sie als Team einen bestimmten Bereich haben, den Sie verbessern möchten, wie zum Beispiel die Büroumgebung, ist dieser Ansatz perfekt, um ihn in die Problemlösungsschritte einzubeziehen.

Der Ansatz folgt einer einfachen Schleife.

Notiz machen – an die Wand kleben – abstimmen – priorisieren

Mithilfe von Haftnotizen identifiziert die Technik wichtige Probleme, fördert Lösungen und öffnet die Gruppe für Diskussionen. Es ermöglicht jedem Teammitglied, eine aktive Rolle bei der Identifizierung von Problemen und Lösungsansätzen zu spielen.

Mind-Mapping

Mind Mapping ist ein fantastisches visuelles Denkwerkzeug, mit dem Sie Probleme zum Leben erwecken können, indem Sie die Verbindungen aufbauen und die Beziehungen visualisieren, aus denen das Problem besteht.

Sie können eine Mindmap verwenden, um das Problem schnell zu erweitern und sich ein vollständiges Bild der Ursachen des Problems sowie der Lösungen zu verschaffen[2].

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Problemlösung mit Mind Maps (Tutorial) - Focus

Das Ziel einer Mindmap ist es, das Problem zu vereinfachen und die Ursachen und Lösungen mit dem Problem zu verknüpfen.

Um eine Mindmap zu erstellen, müssen Sie zunächst das zentrale Thema (Ebene 1) erstellen. In diesem Fall ist das das Problem.

Erstellen Sie als Nächstes die verknüpften Themen (Ebene 2), die Sie herum platzieren und mit einer einfachen Linie mit dem zentralen Hauptthema verbinden.

Wenn das zentrale Thema Der Kunde ändert seine Meinung immer in letzter Minute, dann könnten Sie Themen wie:

  • Wie oft passiert das?
  • Warum tun sie das?
  • Was verlangen sie?
  • Wie fragen sie danach?
  • Welche Auswirkungen hat dies?

Wenn Sie diese Verknüpfungsthemen hinzufügen, können Sie die Hauptursachen des Problems ermitteln, da Sie ein vollständiges Bild davon erhalten, was Sie beheben müssen. Sobald Sie zufrieden sind, dass Sie die Breite des Problems und seiner Probleme abgedeckt haben, können Sie sich überlegen, wie Sie es mit den Problemlösungsschritten beheben können.

Beginnen Sie nun mit dem Hinzufügen von Unterthemen (Ebene 3), die mit jedem der Themen der Ebene 2 verknüpft sind. An dieser Stelle können Sie mit Lösungen und Ideen beginnen, um das Problem zu beheben.

Beginnen Sie für jedes der verknüpften Themen (Stufe 2) darüber nachzudenken, wie Sie diese verhindern, mindern oder verbessern können. Da dies nur Ideen auf Papier sind, schreiben Sie alles auf, was Ihnen in den Sinn kommt, auch wenn Sie denken, dass der Kunde dem nie zustimmen wird!

Je mehr Sie aufschreiben, desto mehr Ideen haben Sie, bis Sie ein oder zwei finden, die das Hauptproblem lösen könnten.

Wenn Ihnen die Ideen ausgehen, treten Sie einen Schritt zurück und markieren Sie Ihre bevorzugten Lösungen, die Sie voranbringen und implementieren möchten.

Die 5 Warums

Die fünf Warums können ein wenig kontrovers klingen, und Sie sollten dies nicht versuchen, ohne das Team vorher vorzubereiten.

Die Frage nach dem Grund ist ein guter Weg, um tief in die Wurzel des Problems einzudringen, damit der Einzelne oder das Team wirklich über die Ursache nachdenkt. Wenn ein Problem auftritt, haben wir oft vorgefasste Meinungen darüber, warum dieses Problem aufgetreten ist, die normalerweise auf unseren Erfahrungen oder Überzeugungen basieren.Werbung

Beginnen Sie mit der Beschreibung des Problems, und dann kann der Moderator fragen: Warum? fünfmal oder länger, bis Sie an der Wurzel des Problems angelangt sind. Es ist anfangs schwer, immer wieder nach dem Warum gefragt zu werden, aber es ist auch befriedigend, wenn man dem Problem auf den Grund geht[3].

Die 5 Warum

Als Moderator müssen Sie, obwohl der grundlegende Ansatz darin besteht, nach dem Warum zu fragen, darauf achten, den Teilnehmer nicht auf eine einzige Route zu führen.

Um dabei zu helfen, können Sie eine Mindmap verwenden, bei der das Problem im Mittelpunkt steht. Stellen Sie dann eine Warum-Frage, die zu mehreren sekundären Themen rund um das zentrale Problem führt. Diese visuelle Darstellung des Problems hilft Ihnen dabei, nützlichere Warum-Fragen zu diesem Thema zu entwickeln.

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Wenn Sie an der Wurzel des Problems angelangt sind, vergessen Sie nicht, sich in den Aktionen klar zu sein, um eine Lösung zur Behebung des Problems zu finden.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung der fünf Warums Hier .

Die Quintessenz

Um ein Problem zu beheben, müssen Sie zunächst in der Lage sein, es vollständig zu verstehen. Es gibt viele Möglichkeiten, ein Problem falsch zu interpretieren, und der beste Weg, es zu verstehen, ist ein Gespräch mit dem Team oder den einzelnen Personen, die davon betroffen sind.

Sobald Sie aufeinander abgestimmt sind, können Sie mit der Arbeit an den Lösungen beginnen, die durch effektive Problemlösungsschritte die größte Wirkung erzielen.

Bei schwerwiegenderen oder schwieriger zu lösenden Problemen ist es oft ratsam, die Lösung in kleinere Maßnahmen oder Verbesserungen aufzuteilen.

Testen Sie diese Verbesserungen in kurzen Iterationen und setzen Sie dann die Gespräche fort, um die Lösung zu überprüfen und zu verbessern. Die Implementierung all dieser Schritte hilft Ihnen, die Probleme zu finden und jedes Mal nützliche Lösungen zu finden.

Weitere Tipps zur Problemlösung

Vorgestellter Bildnachweis: You X Ventures über unsplash.com Werbung

Referenz

[1] ^ UX-Planet: Lightning Decision Jam: Ein Workshop zur Lösung jedes Problems
[2] ^ Fokus: Problemlösung mit Mind Maps (Tutorial)
[3] ^ Expertenprogrammmanagement: Die 5 Warum