Was ist Blockplanung? (Und wie es die Produktivität steigert)

Was ist Blockplanung? (Und wie es die Produktivität steigert)

Am 6. August 1991 veränderte sich die Welt für immer, als das Internet öffentlich zugänglich wurde. Weniger als 30 Jahre später hat sich unser Leben unwiderruflich verändert. Wir können jetzt rund um die Uhr lernen, erforschen und kommunizieren, was sowohl erstaunlich ist als auch, wie wir alle wissen, für unsere Produktivität gefährlich ist[1]. Deshalb stellt sich die Frage: Was ist Blockplanung? ist wichtig geworden.

Um es klar zu sagen, das Internet ist nicht die einzige Ablenkung des Lebens, und obwohl Produktivität in den letzten Jahren zu einem großen Schlagwort geworden ist, ist es einfach ein Maß für den Fortschritt: Tun Sie das, was am wichtigsten ist? Aktiv auf Ihre Ziele zusteuern?



Autor Neil Pasricha schreibt in Harvard Business Review[zwei]:

Da unsere Welt immer beschäftigter wird und unsere Telefone immer piepsiger werden, ist die knappste Ressource für uns alle Aufmerksamkeit und kreative Leistung. Und wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, etwas Neues und Schönes in die Welt zu setzen, dann nimmt Ihr Wert schnell ab.

Die meisten Unternehmer beziehen sich stark auf dieses Gefühl. Pasricha löste seine eigenen Produktivitätsherausforderungen, indem er unantastbare Tage einführte, die ihn vor Texten, Telefonaten, Besprechungen, Benachrichtigungen oder Terminen jeglicher Art schützen. Er sagt, dass diese fokussierten Sitzungen es ihm ermöglicht haben, seine kreativsten und lohnendsten Arbeiten zu produzieren.

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Ich liebe Pasrichas Ansatz, aber er ist für mich nicht immer realistisch. Als Gründer und CEO von JotForm muss ich eine Vielzahl von täglichen Entscheidungen abwägen, von der Einstellung über Produkt-Roadmaps bis hin zur Finanzplanung. Ich vermute, dass andere Gründer genauso denken. Dennoch glaube ich an die Kraft fokussierten Arbeitens, weshalb ich auch Blockplanung empfehle.



Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist Blockplanung?
  2. So verwenden Sie Zeitblockierung zur Steigerung der Produktivität
  3. Vorteile der Blockplanung
  4. Abschließende Gedanken
  5. Weitere Tipps zum Zeitmanagement

Was ist Blockplanung?

Unternehmer stellen ihr Multitasking oft als Ehrenzeichen zur Schau. Letztendlich, ein Geschäft eröffnen ist ein Tauziehen zwischen konkurrierenden Prioritäten.

Obwohl sich Multitasking zwar effizient anfühlen mag, zeigen Untersuchungen, dass das Wechseln zwischen Aufgaben die Produktivität um bis zu 40 % senken kann. Das Wechseln der Aufgaben hinterlässt das, was Dr. Sophie Leroy Aufmerksamkeitsrückstände nennt,[3]Das bedeutet, dass wir immer noch über eine vorherige Aktivität nachdenken, während wir mit der nächsten beginnen[4].Werbung

Hier kann die Blockplanung glänzen. Was genau ist Blockplanung?



Das Konzept der Blockplanung kennen wir normalerweise in der Oberstufe. Wahrscheinlich haben Sie für jedes Schuljahr einen Stundenplan mit einer bestimmten Anzahl von Unterrichtsstunden pro Tag erhalten, die alle nach Unterrichtszeit gesperrt sind. Dies ist die grundlegende Blockplanung.

Blockplanung, auch Zeitblockierung genannt, ist die Praxis, großen Zeitblöcken verwandten Aufgaben zuzuordnen. Sie können beispielsweise Montag für Besprechungen und Dienstag für Strategie festlegen.Lehrer verwenden bei der Erstellung von Unterrichtsplänen häufig Blockplanungen.Es gibt viele verschiedene Ansätze, auf die wir gleich eingehen werden.

Hier ist zunächst, warum es wichtig ist. Geschäft ist im Wesentlichen Probleme lösen . Strategien entwickeln, Code schreiben, Produkte entwickeln und all die unzähligen Aktivitäten, mit denen sich Unternehmer beschäftigen, fordern Fokus und minimale Ablenkungen. Sie sind auch von Natur aus menschliche Aufgaben, die nicht so leicht durch KI ersetzt werden können, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen von Ihrer Fähigkeit abhängt, in die Tiefe zu gehen.

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Cal Newport, Autor von Deep Work: Regeln für den Erfolg in einer abgelenkten Welt , sagte 2017 in einem Interview:

Fokus ist jetzt das Lebenselixier dieser Wirtschaft.

Unternehmer nutzen ihren Verstand, um Ideen zu entwickeln und Werte zu schaffen, daher ist die Konzentrationsfähigkeit fast wie eine Superkraft[5].

Die Blockplanung kann Ihnen auch dabei helfen, in kürzerer Zeit qualitativ hochwertigere Arbeiten zu erstellen. Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich die Arbeit ausdehnt, um die für ihre Vollendung verfügbare Zeit zu füllen[6], weshalb das Festlegen von Zeitlimits eine Ballooning-Aufgabe entleeren kann.Werbung

So verwenden Sie Zeitblockierung zur Steigerung der Produktivität

Wir alle haben unterschiedliche Rhythmen und Verantwortlichkeiten. Die Personalisierung ist der Schlüssel zum erfolgreichen Zeitblockieren und erfordert einige Versuche. So starten Sie.

Was ist Zeitblockierung?

1. Bewerten Sie Ihren Kalender

Die Bewertung Ihres aktuellen Zeitplans kann überraschend schwierig sein, da nur wenige von uns genau abschätzen können, wie viel Zeit eine Aufgabe erfordert. Wenn es sich einfacher anfühlt, verfolge eine ganze Woche lang, wie du deine Zeit tatsächlich verbringst. Notieren Sie jede Aktivität – sogar 10 Minuten E-Mail und 15 Minuten Scrollen in den sozialen Medien zwischen den Meetings.

Sobald Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit verbracht haben, ist es einfacher zu wissen, was Sie behalten und was Sie wegwerfen sollten, wenn Sie beginnen, Ihren neuen Zeitplan zu erstellen.

2. Suchen Sie nach Mustern

Nachdem Sie eine ganze Woche dokumentiert haben, gruppieren Sie Aufgaben in Kategorien. Sie können beispielsweise die folgenden Kategorien einschließen:

  • Verwaltung
  • Treffen
  • Kreative Arbeit
  • Email
  • Zeit für sich selbst.

Sie können Aufgaben auch basierend darauf beschriften, wie Sie sich dabei fühlen oder wie sie Ihr Energieniveau auf einer Skala von 1 bis 10 beeinflussen. Tun Sie, was für Sie sinnvoll ist.

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3. Ordnen Sie Ihre Zeitblöcke

Experimentieren Sie mit verschiedenen Block-Scheduling-Mustern. Ein Morgen kann zum Beispiel so aussehen:

  • 8-9 Uhr: E-Mails beantworten
  • 9-10 Uhr: Marketingvorschlag schreiben
  • 10-11 Uhr: Brainstorming und Planung für das Projekt von Kunde A
  • 11-12 Uhr: Treffen Sie sich mit Kunde A, um Ideen zu besprechen

Es kann jedoch sein, dass Sie unmittelbar nach dem Aufwachen kreativer sind. In diesem Fall möchten Sie das Brainstorming und die Planung auf einen früheren Slot verlegen. Wenn das Beantworten von E-Mails am besten ist, wenn Sie sich nach dem Mittagessen etwas lethargisch fühlen, legen Sie es dort ab.Werbung

Lesen Sie Ihre Emotionen und Fähigkeiten im Laufe des Tages, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

Letztendlich besteht das Ziel darin, den mentalen Gangwechsel während des Tages, der Woche und vielleicht sogar des Monats zu vermeiden. Mir ist klar, dass dies nicht einfach ist, insbesondere für Unternehmer, aber es kann unglaublich wertvoll sein.

Einen ganzen Tag mit Projekten zu verbringen, die Sie nicht mögen, wie Verwaltungsarbeit oder Meetings, mag entmutigend erscheinen, aber sie auf einen einzigen Tag zu beschränken, kann den Rest Ihrer Woche unendlich produktiver und angenehmer machen. Es steht Ihnen frei, alle unternehmerischen Herausforderungen anzugehen, die Ihr Blut zum Fließen bringen.

4. Tagesthemen erstellen

Wenn Sie sich an einem einzigen Tag oder einer einzigen Woche auf viele Dinge konzentrieren müssen, finden Sie es möglicherweise vorteilhafter, Themen für jeden Tag zu erstellen, anstatt Ihren Tag in einzelne Aufgaben zu blockieren. Sie können beispielsweise Montag als Brainstorming-/Planungstage, Dienstag als Verwaltungstag usw. festlegen.

Wenn Sie diese Route wählen, empfehle ich Ihnen, immer mindestens einen Familientag einzuplanen. Es wird sicherstellen, dass Sie sich Zeit für die wichtigen Menschen in Ihrem Leben nehmen und Ihrem Gehirn Zeit zum Ausruhen geben.

Vorteile der Blockplanung

Nachdem Sie geantwortet haben Was ist Blockplanung? und wissen, wie man es richtig einsetzt, werden Sie feststellen, dass Sie viele Vorteile erhalten. Hier sind nur einige.

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Kampfaufschub

Wenn Sie Ihren Zeitplan festgelegt haben und wissen, dass Sie nur eine Stunde Zeit haben, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, ist es wesentlich einfacher, Verzögerungen zu vermeiden.

Weitere Informationen dazu, wie Sie mit dem Aufschieben aufhören können, finden Sie unter Dieser Artikel .Werbung

Erstellen Sie realistische Zeitschätzungen

Wenn Sie eine Weile mit Zeitblockierung arbeiten, erfahren Sie, welche Aktivitäten die meiste/am wenigsten Zeit in Anspruch nehmen. Möglicherweise müssen Sie Ihren Zeitplan im ersten Monat oder so anpassen, um ihn richtig zu machen, aber seien Sie geduldig. Sie werden weiterhin lernen, realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe in Anspruch nehmen wird.

Entwickle mehr Fokus und Aufmerksamkeit

Wenn Ihr Terminplan nicht viel Platz zum Scrollen durch soziale Medien oder zum Chatten mit Kollegen lässt, werden Sie feststellen, dass Ihr Gehirn sich mehr widmet aufpassen auf die anstehende Aufgabe. Sie werden auf die Grenzen reagieren, die Sie sich selbst gesetzt haben, und sich darauf konzentrieren, Dinge zu erledigen.

Abschließende Gedanken

Die meisten Gründer sehnen sich nach Freiheit. Schulpläne, Jobs und soziale Normen zwingen uns jedoch dazu, mit einem traditionellen Zeitplan und einer reaktiven Denkweise zu arbeiten. Im Handumdrehen haben wir auch in unseren eigenen Unternehmen einen bis ins 19. Jahrhundert zurückreichenden Arbeitsplan neu erstellt. Die Blockplanung ist nicht nur ein Werkzeug zur Maximierung der Produktivität; es ist eine Möglichkeit, Ihre Zeit zurückzugewinnen[7].

In meinen 14 Jahren bei JotForm habe ich erkannt, dass Unternehmenswachstum bedeutet, mehr von dem zu tun, was die größte Wirkung hat. Es gelingt mir nicht immer, aber ich versuche, meine Zeit und Energie auf das Wesentliche zu konzentrieren, und ich weiß, dass Geschäftigkeit nicht gleichbedeutend ist mit Produktivität.

Wenn Sie das gleiche Gefühl haben, versuchen Sie es mit der Zeitblockierung. Teilen Sie Ihre Experimente in der Planung mit Kollegen und Familienmitgliedern, damit diese die Änderungen verstehen und Sie unterstützen können.

Machen Sie sich schließlich keine Sorgen, es sofort richtig zu machen. Möglicherweise müssen Sie unter die Haube Ihres Kalenders gehen und ein wenig herumbasteln. Finden Sie heraus, was für Sie funktioniert, und schützen Sie Ihren neuen Zeitplan um jeden Preis.

Weitere Tipps zum Zeitmanagement

Vorgestellter Bildnachweis: William Iven über unsplash.com

Referenz

[1] ^ TNW: Heute vor 20 Jahren wurde das World Wide Web der Öffentlichkeit zugänglich gemacht
[zwei] ^ HBR: Warum Sie jede Woche einen unberührbaren Tag brauchen
[3] ^ Universität von Washington: Dr. Leroys Worte über ihre Forschung zu Aufmerksamkeitsrückständen
[4] ^ WAS: Multitasking: Wechselkosten
[5] ^ Michael Hyatt: Wie Deep Work Ihr Leben für immer verändern kann
[6] ^ BBC: Das „Gesetz“, das erklärt, warum Sie nichts tun können
[7] ^ Quarz bei der Arbeit: Der 9-to-5-Arbeitstag ist nicht nur verhasst – er ist überholt