会議の議事録を効果的に書く方法(例を含む)

会議の議事録を効果的に書く方法(例を含む)

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議事録は、取締役会、会社、または組織の会議の書面による記録です。議事録は法的文書と見なされるため、議事録を作成するときは、口調の明確さと一貫性を保つように努めてください。

議事録は会議の永続的な記録であるため、送信する前に必ず校正してください。ステートメントと情報が正確にキャプチャされていることを確認するために、スーパーバイザーまたは経験豊富な出席者がそれらを実行することをお勧めします。



最高の会議議事録は 注意深いリスナー 、クイックタイピストであり、会議のトピックと出席者に十分に精通している。メモを取る人は、長く引き出された議論の中で重要なポイントをノイズから分離できるように、主題を十分にしっかりと把握している必要があります。また、重要なのは、メモを取る人が同時にリードしてメモを取るべきではないということです。 (そうするように求められた場合は、辞退してください。)



以下は、会議の議事録を効果的に作成するためのステップバイステップのヒントです。

1.アジェンダを作成する

会長または取締役会会長と協力して、詳細な議題を作成します。

会議はある理由で行われ、出席者に警告するために、対処および決定する問題をリストする必要があります。召集者と協力して、各トピックに時間を割り当てる議題を作成し、会議を動かし続け、グループがすべての項目を検討するのに十分な時間を確保できるようにします。



議題は、議事録の概要として機能します。議事録の見出しを継続性のための議題トピックと一致させてください。

2.以前の議事録のテンプレートに従ってください

理事会または組織に不慣れで、初めて議事録を作成する場合は、同じ形式を維持できるように、過去の議事録を確認するように依頼してください。[1]



通常、組織名または会議を行っているグループの名前が一番上に表示されます。 XYZの取締役会、 次の行の日付で。日付の後に、会議が注文された時間と会議が終了した時間の両方を含めます。例えば:

スーパーカンパニー株式会社取締役会広告

議事録

日付:2019年5月20日

時間:10:00 am〜12:30 pm

会議を行うほとんどのグループは定期的にこれを行い、各会議で議題を設定します。一部のグループには、フォローアップするプロジェクトを一覧表示し、責任を割り当てる、議事録の最後にある次のステップの見出しが含まれています。

以前の会議のテンプレートは、定足数が満たされたかどうかをグループが記録するかどうか、および組織の会議議事録に固有のその他の項目を決定するのにも役立ちます。

3.出席を記録する

ほとんどの取締役会では、取締役会幹事が会議の議事録を作成する責任者です。組織の会議では、議事録の作成者は、プロジェクトコーディネーター、またはマネージャーまたはCEOのアシスタントになる場合があります。彼女または彼は、会議が始まる数分前に到着し、すべてのメンバーの名前と連絡先情報が記載された出席シートを渡す必要があります。

会議の参加者は、名前を確認し、情報の変更を編集する必要があります。これは、出席者のバックアップドキュメントとして、また情報が最新の電子メールアドレスに送信されるようにするために役立ちます。

すべての出席者の名前は、会議の名前と日付のすぐ下、「現在」という小見出しの下にリストする必要があります。すべての出席者の名前と名前を、タイトルまたは所属とともに、コンマまたはセミコロンで区切ってリストします。例えば:

現在:社長、John Doe;ジェーン・スミス、副社長。ジャックウィリアムズ、秘書広告

取締役会のメンバーが会議に出席できなかった場合は、次のフレーズの後に自分の名前を引用してください。 コピー先: 参加者のリストには他の指定がある場合があります。たとえば、会議の参加者の何人かがスタッフのメンバーであり、他の全員がボランティアである場合、各スタッフの後に(スタッフ)と書くことができます。

原則として、出席者は姓のアルファベット順にリストされます。ただし、一部の組織では、最初に取締役会のリーダーシップをリストすることがベストプラクティスです。その場合、大統領または共同大統領が最初にリストされ、次に副大統領、次に秘書、そして会計がリストされます。次に、出席者の他のすべての名前が姓のアルファベット順になります。

参加者が電話会議を介して会議に参加したかどうかに注意することも一般的な方法です。これは、電話で書いて、電話をかけた参加者をリストすることで示すことができます。

4.命名規則

一般的に、誰かが会議で初めて話すときは、彼または彼女の名前と、多くの場合、タイトルが含まれます。

たとえば、XYZ理事会の会長であるRoger McGowanは、会議を注文するよう呼びかけました。ただし、次にRoger McGowanが話すときは、単に彼をRogerと呼ぶことができます。会議に2人のロジャーがいる場合は、姓にイニシャルを使用して2つを区切ります。ロジャーM.が投票を呼びかけました。ロジャーT.は棄権した。

5.含めるもの(および含めないもの)

会議の性質にもよりますが、1時間から数時間続く場合があります。出席者は、会議の議事録を確認して承認するよう求められます。したがって、議事録が長いドキュメントに拡張されることは望ましくありません。

人々が逐語的に言うすべてをキャプチャすることは、不必要であるだけでなく、レビューアにとって迷惑です。

議題項目ごとに、最終的には、議論の関連するポイントと、行われた決定のみを要約する必要があります。会議の後、メモをカリングし、循環的または反復的な議論を編集し、関連するポイントのみを残します。

6.ニュートラルなトーンを維持する

議事録は法的文書です。これらは、組織の活動の履歴記録を確立するために使用されます。均一を維持することが不可欠です、 プロのトーン 。会議の言葉が熱くなったとしても、議事録に炎症を起こさせる言葉を入れないでください。

議論の要点を客観的に記録したい。つまり、責任を負わずにカバーされた重要なポイントに言及することを意味します。たとえば、スタッフはベンダーのプロ意識に関する取締役会メンバーの質問に答えました。広告

潜在的な不正行為の証拠を見つけるために議事録を読んで10年先の弁護士を想像してみてください。カラフルな副詞の形の装飾や、何が起こったのかを説明するための小道具は必要ありません。

7.投票を記録する

議事録の主な目的は、理事会または組織が行った投票を記録することです。確実な記録管理には、どの参加者がモーションを作成するか、どのモーションが逐語的に述べているか、どの参加者がモーションを秒単位で行うかについて言及する必要があります。

たとえば、シンディヤコブセン副大統領は、ZZZ財団からの収益の50%、つまり50,000ドルをCCC奨学金基金に寄付するよう申し立てました。ロジャー・マクゴーワン大統領が動議を支持した。

この投票表も中立的な言葉で表現する必要があります。理事会は、次の方法で憲章を修正することを全会一致で投票しました。

ほとんどの理事会は、全会一致で投票を通過させようとします。取締役会がよりまとまりのある結果を達成するのを助けるために、取締役会のメンバーが投票を棄権する場合があります。動議は1回の棄権で17対1で可決されました。

8.会議後のメモの整理

会議に続いて、すべての議論が頭の中で新鮮なままである間にメモを読み、必要な修正を加えます。次に、会議の議事録を重要事項まで整理し、決定に賛成または反対する議論を要約した議論の簡単な説明を提供します。

人々はしばしば口語的またはイディオムで話します。たとえば、これは球場でもありません。または、壊れたレコードのように聞こえ始めています。色を追加するために正確な言語を数分で維持したくなるかもしれませんが、抵抗してください。

さらに、プレゼンテーションが会議の一部である場合は、議事録にパワーポイントからの情報を含めないでください。ただし、プレゼンテーション後のディスカッションの要点を記録することをお勧めします。

9.注意して校正する

すべての名前のつづりが正しく、会議の正しい日付が挿入されていること、議事録がはっきりと読まれていることを確認してください。

頭字語を初めて使用するときに綴ります。頭字語がなじみのない他の人がメモを確認する場合があることに注意してください。見出し、句読点、書式設定の一貫性を保ちます。議事録は洗練されたプロフェッショナルなものでなければなりません。広告

10.広く配布する

承認されたら、レビューのために、出席者だけでなく取締役会全体に議事録を電子メールで送信します。あなたの議事録は、欠席した人々に重要な行動や決定を知らせ続けるのに役立ちます。

次の会議の開始時に、議事録の承認を求めます。改訂に注意してください。改訂に多大な時間を費やさないように、会議で合意された変更を検討するようにしてください。

合意された変更で議事録を承認するための動議を求めます。出席者が動議を提出したら、会議の別の人に動議を2番目に依頼します。彼らは言う、すべて承認された。承認しない人がいないか常に尋ねてください。そうでない場合は、次のように言います。合意された変更が行われると、前回の会議からの議事録が承認されます。

11.細心の注意を払ってファイルする

議事録は法的文書ですので、提出する際は注意してください。ドキュメントのファイル名が以前に提出された議事録のファイル名と一致していることを確認してください。

時折、組織のメンバーは過去の議事録を確認したい場合があります。議事録がどこに提出されているかを知ってください!

1つの警告

ハイテクの時代にあって、あなたは自分自身に問いかけるかもしれません。会議を記録する方が簡単ではないでしょうか。これは組織のプロトコルに依存しますが、おそらくそうではありません。

議事録を取っている組織の規則は何かを必ず尋ねてください。議事録は会議で行われたことの記録であり、会議で言われたことではないことを忘れないでください。

議事録は、議論ではなく決定を反映しています。その名前にもかかわらず、議事録は分ごとの記録ではありません。

結論

専門家になるには、鋭い耳、学ぶ意欲、そしてある程度の練習が必要ですが、これらのヒントに従うことで、すぐに習熟することができます。

生産的な会議に関するその他のヒント

注目の写真クレジット: unsplash.com経由のChristina@wocintechchat.com 広告

参照

[1] ^ オンライン技術のヒント: 時間を節約するための15のベスト会議議事録テンプレート

カロリア計算機