ビジネスレターを書くことは私たち全員が時々しなければならないことですが、私たちは通常、実際にそれを行う方法について学校でトレーニングを受けていません。レターフォーマットを間違えると、ずさんでプロフェッショナルではないように見える可能性がありますが、基本を理解し、いくつかの例を使用すると、ビジネスレターの作成がはるかに簡単になります。

手紙を書くときの最大のノーノーは何ですか？

おそらく、ビジネスレターを書くときに人々が抱える最も一般的な問題は、不適切なレターフォーマットを使用することです。^[1]このフォーマットにはいくつかのオプションがありますが、ほとんどの場合、これがどのように行われるかです。

手紙の一番上には、連絡先情報（名前、会社（該当する場合）、住所、電話番号）を記載する必要があります。メールアドレスをここに入力する人もいます。

次は、日付とあなたが書いている人の連絡先情報（名前、会社、住所）です。

それから挨拶があります—通常は親愛なるMr./Mrsの線に沿った何か。ジョーンズ。手紙の本文が続き、次に終わり（誠実に、最高、あなたが好きなものは何でも）、そしていくつかの空白行の後にあなたのタイプした署名が続きます。手紙を印刷するときは、インクで署名することができます。

フォーマットを作成した後でも、少し注意が必要なコンテンツです。辞表を書いている場合でも、推薦状を書いている場合でも、従うことができるいくつかの基本的なルールがあります。書く必要があるかもしれない10種類のビジネスレターを見てみましょう。^[二]それぞれの文字フォーマットと、テンプレートとして使用できる例。

苦情の手紙：明白な失望

体験に失望を正式に表明したり、悪いカスタマーサービスを報告したり、自社の製品が期待に応えられなかったことを会社に知らせたりする方法。

いくつかのヒント： 広告

• 感情的または怒らないでください。事実を述べるだけです。
• 誠実で、専門的で、簡潔になります。何が起こったのか、それを正しくするために何をしてほしいのかを彼らに知らせてください。
• 第三者の調停人または弁護士を関与させる前に、彼らに応答する期限を与えることによって締めくくります。

苦情の手紙のサンプル |連邦取引委員会

調整レター：説明と謝罪

苦情の手紙のビジネス側にいることに気付いた場合は、あなた自身の手紙で返答する必要があります。適切な調整レターは、忠実な顧客を維持するのに役立ちます。悪いものはインターネット上で山火事のように広がるかもしれません。

いくつかのヒント：

• ほとんどの場合、会社が期待に応えられなかったことを実際に謝罪したいと思うでしょう。
• それを正しくするためにあなたが何をしているのかを彼らに知らせたり、必要に応じて顧客が求めたことをあなたがしていない理由を説明したりします。
• プロフェッショナルで、簡潔で、友好的で、謝罪します。

調整レターのサンプル | OfficeWriting.com

セールスレター：意識を高め、製品を宣伝する

ビジネスを勧誘するために書く手紙は、潜在的なクライアントの間であなたの会社または製品/サービスの意識を高めるためにまだ重要です。

いくつかのヒント：

• 簡潔にしてください。
• あなたやあなたの会社についてではなく、彼らについてそれを作りなさい。
• 行動を呼びかけ、何をすべきか、そしてそれをどのように行うかを彼らに伝えます。
• 必要に応じて、次のステップまたはフォローアップアクションを含めることもできます。

セールスレターテンプレート | Letters.org

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お問い合わせの手紙：情報を探す

面接依頼、カタログ依頼、公文書依頼などの情報を求めるときは、このような手紙を書いてください。

いくつかのヒント：

• 具体的かつ簡潔にします。あなたがあなたのために必要なものを何でも追跡できる人にとってそれをより簡単にします。
• コンテキストと背景を提供することは役立つ場合がありますが、ドキュメントが必要な理由の全体像ではありません。
• 礼儀正しく、感謝の気持ちを示してください。
• 仕事の可能性について質問している場合は、 カバーレター形式 。

お問い合わせレターテンプレート |サンプルテンプレート

謝辞：受信したメッセージを示します

謝辞は、あなたが何か（仕事や奨学金の申請書、販売資料など）を受け取ったが、必ずしもまだ行動を起こしていないことを示しています。

いくつかのヒント：

• 短くしてください。
• 採用の決定がいつ行われるかなど、情報を送信したすべての人が知っておく必要のある情報がある場合は、それも含めてください。
• 寄付してくれた人に感謝するために使われるかもしれないので、添付ファイルを添えて手紙に入れてください。

謝辞 あらゆる機会に| Template.net

フォローアップレター：ナッジアンドリマインダー

フォローアップレターは、人々が最初のレターを受け取ったことを確認し、あなたが何をしてほしいかを思い出させるための一種のナッジです。多くの場合、セールスレター、紹介状、または情報を要求するレターの後に送信されます。

いくつかのヒント： 広告

• あなたが誰であるか、何をいつ要求したかを受信者に思い出させるために短くしてください。
• 最初のメモに含まれていなかった場合は、期限を含めます。
• リマインダーとして召喚状を含めます。

フォローアップテンプレート あらゆる種類の| Expressを書く

注文書：注文する

注文する正式な方法。

いくつかのヒント：

• 簡潔かつ正確にしてください。
• 人があなたのために注文するのに必要なすべての情報を含めるようにしてください。
• すべての配送情報と支払い方法を含めてください。
• 感謝の気持ちを示してください。
• フォローアップのための連絡先情報を提供します。

注文書のサンプル |手紙の書き方

カバーレター：仕事のために自己紹介する

カバーレターは、特に仕事に応募するときに自己紹介する方法です。

いくつかのヒント：

• 応募する仕事について、すぐに言及してください。派手である必要はありません。
• 履歴書のいくつかの関連するポイント、特に関連する経験のみをカバーしてください。
• ソフトスキル（コミュニケーションスキル、リーダーシップスキルなど）についても言及することを忘れないでください。
• 連絡先情報を含め、採用担当マネージャーからの質問に答えられるようにします。

カバーレター形式 |モンスター

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推薦状：アプリケーションについて誰かを助けたり参照したりする

このタイプの手紙は、学生が奨学金やインターンシップを申請したり、学校やプログラムへの入学を申請したりするのを助けるために、教師によって書かれることがよくあります。また、仕事、交わり、またはその他の機会のために誰かを推薦するためにそれを書くかもしれません。

いくつかのヒント：

• あなたが書いている人について正直に言ってください。
• サポートしていない人やよく知らない人に手紙を書くことに同意したり、急いでいたりしないでください。
• 特定の例を使用して、その人のスキルと能力を強調します。
• あなたが書いている人にこの機会を与える理由について何かを書いてください。
• 読者に時間を割いて感謝し、質問がある場合は連絡先情報を含めてください。

推薦状のサンプル |ザ・ミューズ

辞表：あるポジションからの辞任

焼夷的な辞表を送る必要があるかもしれないという衝動に屈しないでください。いつこれらの人々と再び道を渡るのか、あなたは決して知りません。

• 短く、要点を述べてください。この手紙は、私がx実効xとしての地位を辞任することを通知するものです。機会が十分に言ってくれてありがとう。
• あなたが知名度の高い立場にあり、あなたの手紙が公に発表される可能性が高い場合は、あなたの言葉を非常に慎重に検討してください。
• 必要に応じて理由を含めることができますが、必須ではありません。
• 上司や会社に機会を与えてくれたことに感謝します。

辞表 多くの目的/理由のために|バランス

あなたがあなたのビジネスキャリアで必要とするかもしれない他の多くの可能な手紙については、チェックしてください この網羅的なリスト バランスから。

注目の写真クレジット： flaticon.com経由のFlaticon

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