So erledigen Sie jede Aufgabe am zeiteffizientesten

So erledigen Sie jede Aufgabe am zeiteffizientesten

Es sind nicht nur Sie: Wir sind alle beschäftigter als früher. Jede Aufgabe zeiteffizient zu erledigen, fühlt sich heutzutage einfach unmöglich an.

Egal, ob Sie eine berufstätige Mutter, ein College-Student oder ein Kleinunternehmer sind, Ihre Zeit zu verwalten kann eine Herausforderung sein. Wie findet man zwischen Unterricht, Meetings, Arztterminen und After-School-Events Zeit für Bewegung oder, Gott bewahre, Spaß?

Wir alle haben 24 Stunden am Tag. Wie also scheinen manche Leute ihre Aufgaben zu erledigen, während der Rest von uns zappelt? Sie haben gelernt, sowohl zeiteffizient als auch effektiv zu sein.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was bedeutet es, zeiteffizient zu sein?
  2. Effektiv vs. Effizient
  3. 6 Möglichkeiten, zeiteffizient zu sein
  4. Endeffekt
  5. Mehr über Zeitmanagement

Was bedeutet es, zeiteffizient zu sein?

Merriam-Webster definiert effizient als fähig, die gewünschten Ergebnisse mit wenig oder ohne Verschwendung (in Bezug auf Zeit oder Material) zu erzielen.[1]Aber was bedeutet es eigentlich, effizient zu sein, wie Sie Ihre Tage verbringen?

Zeiteffizient zu sein bedeutet, die Umstände des Tages zu verhandeln und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit für nicht verhandelbare Dinge wie Schlaf und Selbstfürsorge haben. Effizienz bedeutet nicht immer, sich morgens an den Schreibtisch zu setzen, eine To-Do-Liste zu schreiben und um 17 Uhr das Büro zu verlassen. Effizienz bedeutet, trotz interner und externer Faktoren sein Bestes zu geben und genügend Zeit für sich selbst zu lassen.

Ich beginne meinen Arbeitstag mit dem Aufschreiben meiner Leistungen. Allerdings werde ich unweigerlich in ein unerwartetes Meeting oder einen Investor-Anruf verwickelt. Ja, ich könnte die ganze Nacht wach bleiben, um meine Fristen einzuhalten – aber wenn ich es täte, wäre ich am nächsten Tag zu müde, um etwas zu erledigen. Das ist effektiv, nicht effizient.

Um effizient zu sein, kann ich die Arbeit mit einem Kollegen teilen oder die Hälfte der Aufgabe erledigen und eine Verlängerung beantragen.

Wenn Sie Arbeit, Elternschaft und soziales Leben unter einen Hut bringen, müssen Sie Ihre Tage kontinuierlich optimieren und sich selbst verantwortlich machen. Aber natürlich muss man auch effektiv sein.Werbung

Effektiv vs. Effizient

Einfach ausgedrückt, effektiv zu sein bedeutet, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen; Effizient zu sein bedeutet, dieses Ergebnis zu erzielen, ohne Zeit oder Mühe zu verschwenden . Theoretisch muss man zeiteffizient sein, um effektiv zu sein, aber das ist nicht immer der Fall.

Betrachten Sie es so: Sie haben eine Aufgabe zu erledigen, die eine Stunde dauern sollte. Aber zwischen Ablenkungen wie dem Internet und Bürogesprächen dauert diese Aufgabe vier Stunden. Sie haben Ihr Endziel erreicht, also waren Sie effektiv, aber Sie waren nicht effizient, da es viel länger gedauert hat, als es hätte sein sollen.

Wenn Sie einen Job haben, der ein Dach über dem Kopf und Essen auf Ihrem Tisch hat, bedeutet dies, dass Sie bei der Arbeit effektiv genug sind, um einen monatlichen Gehaltsscheck zu erhalten. Ihr Gehaltsscheck spiegelt jedoch wahrscheinlich nicht wider, wie viel Zeit Sie in jedem Abrechnungszeitraum in den sozialen Medien verbringen.

Ausgenommen sind Unternehmer und Freiberufler. Um mehr Geld zu verdienen, müssen Menschen, die ein Unternehmen besitzen, sowohl effektiv als auch effizient sein.

6 Möglichkeiten, zeiteffizient zu sein

Effektivität ist ein Nebenprodukt der Effizienz. Obwohl man mit Sicherheit sagen kann, dass die meisten Unternehmer effizient sind, ist es eine Fähigkeit, die Übung erfordert.

Auch wenn Sie nicht versuchen, ein profitables Geschäft zu führen, können Sie dennoch davon profitieren, wie erfolgreiche Führungskräfte es tun.

1. Setzen Sie sich messbare Ziele

Obwohl jeder Unternehmer seine eigene Methode hat, empfehlen Produktivitätsexperten die Einstellung SMARTe Ziele . Spezifische, messbare, erreichbare, realistische und zeitabhängige Ziele fördern sowohl Effizienz als auch Effektivität – sie können nicht nur realistisch erreicht, sondern auch quantitativ überprüft werden[2].

Im folgenden Video erfahren Sie mehr über SMART-Ziele:Werbung

Angenommen, Sie möchten 100.000 US-Dollar pro Quartal einbringen. Sie können wöchentliche Meilensteine ​​von 8.000 USD festlegen, um das Ziel überschaubarer zu machen und Ihnen ein Polster zu geben, falls Sie eine Woche verfehlen.

Das Setzen von Zielen hilft Ihnen, zeiteffizient zu sein, weil es Ihre Energie auf das konzentriert, was Sie wollen. Das wiederum verbessert Ihre Fähigkeit, diese Ziele zu erreichen.

2. Kommunizieren Sie zu Ihren Bedingungen

Ob Essensplanung oder Produktentwicklung, die meisten Projekte brauchen ein Team. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre E-Mail alle fünf Minuten für Updates aktualisieren müssen. Berufstätige vergeuden durchschnittlich 21 Minuten pro Tag damit, ihre Posteingänge zu überprüfen[3]. Über vier Arbeitswochen sind das fast 7 Stunden im Monat, die Sie zurückholen können.

Vor allem Unternehmer müssen mit E-Mails vorsichtig sein. Anlegernachrichten könnten beispielsweise eine schnelle Reaktion verdienen. Ist es jedoch wirklich wichtig, wie schnell Sie die Begrüßungs-E-Mail für Mitarbeiter lesen, in die Sie kopiert wurden?

Wenn ein Mitarbeiter sofort etwas braucht, bitten Sie ihn, Sie anzurufen oder in Ihrem Büro vorbeizuschauen. Legen Sie eine Zeit fest und widmen Sie ein oder zwei Stunden pro Woche dem Durchforsten Sie Ihren vollen Posteingang um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges verpassen.

3. Standard auf Vertrauen

Auch wenn Sie nicht mit einem Team arbeiten, sind Sie dennoch von anderen abhängig. Als meine Frau und ich oben in unserem Haus eine Waschküche anbauten, musste ich den Auftragnehmern vertrauen, dass sie ihre Arbeit erledigen. Ich musste meiner Frau vertrauen, dass sie all diese Fragen beantwortete Wo willst du das? Fragen, die unweigerlich aufkamen.

Hätte ich nicht geglaubt, hätte ich das Projekt verlangsamt und vielleicht sogar ganz verworfen.

Lerne, anderen so zu vertrauen, wie du es deinem romantischen Partner tun würdest. Seien Sie sich über Ihre Absichten im Klaren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Handlungen mit Ihren Worten übereinstimmen, und gehen Sie davon aus, dass es auch andere tun.Werbung

Seien Sie aufrichtig in Ihrer Kommunikation. Am wichtigsten ist, dass Sie akzeptieren, dass andere einzigartige Individuen sind. Nicht jeder arbeitet oder kommuniziert auf die gleiche Weise, und das ist in Ordnung.

4. Machen Sie regelmäßige Pausen

Je mehr Zeit Sie für ein Projekt aufwenden, desto schneller erreichen Sie es, oder? Nicht unbedingt.

Untersuchungen haben ergeben, dass die produktivsten und zeiteffizientesten Arbeitnehmer tatsächlich die meisten Pausen einlegen. Eine Studie der Draugiem Group hat ergeben, dass der ideale Arbeitsrhythmus tatsächlich 52 Minuten mit anschließender 17-minütiger Pause beträgt[4]. Obwohl sich die Studie nicht mit anderen Arten von Arbeit befasst hat, ist es eine faire Wette, dass Pausen die Effizienz auf der ganzen Linie fördern.

Stellen Sie einen Timer ein, der Sie jede Stunde daran erinnert, eine Pause einzulegen. Wenn kürzere Intervalle für Ihre Aufgabe besser geeignet sind, probieren Sie die Technik Tomate . 25 Minuten arbeiten, dann die nächsten fünf etwas anderes machen do[5]. Sie werden nicht nur mehr erledigen, sondern auch weniger gestresst sein.

Verwenden Sie die Pomodoro-Technik, um zeiteffizienter zu sein.5. Nutzen Sie Ihre Ressourcen

Vor nicht allzu langer Zeit musste ich in meinem Garten einige Bäume fällen, um mein Haus zu schützen. Ich hätte die Bogensäge herausziehen und die nächste Stunde damit verbringen können, mich langsam durch den Kofferraum zu schneiden, aber ich tat es nicht, weil ich eine Kettensäge in der Garage hatte. Nachdem ich es angelassen hatte, dauerte die Baumarbeit etwa zehn Minuten, sodass ich zusätzliche Zeit für andere Aufgaben hatte.

Gehen Sie bei der Arbeit genauso vor. Wenn Sie Informationen zwischen mehreren Browserfenstern auf Ihrem Computer übertragen müssen, können Sie ständig zwischen mehreren Registerkarten hin- und herklicken. Oder Sie können den im Speicher befindlichen Ersatzmonitor anschließen, der Ihnen hilft, schneller zu arbeiten und weniger Fehler zu machen.

6. Wissen, wann Sie Nein sagen müssen

Kleine Projekte haben die schlechte Angewohnheit, sich zu größeren zu entwickeln. Wenn Sie nur Ihren Garten mähen möchten, bleiben Sie dabei. Sagen Sie sich nicht (oder lassen Sie sich von anderen sagen), dass Sie auch die Büsche schneiden und Unkraut jäten müssen.

Machen Sie, was Sie wollen und machen Sie weiter. Das ist effektiv und zeitsparend.Werbung

Was ist, wenn es sich um ein Arbeitsprojekt handelt? Sie können Ihrem Chef vielleicht nicht direkt nein sagen, aber Sie können Alternativen vorschlagen. Wenn Sie befürchten, dass eine Aufgabe Zeitverschwendung ist, werfen Sie eine andere Idee weg.

Wenn Sie wirklich keine Zeit in Ihrem Kalender haben, bitten Sie ihn oder sie, Ihnen bei der Priorisierung Ihrer Projektliste zu helfen. Wenn Sie es richtig machen, wird Ihr Chef Ihnen vielleicht dafür danken, dass Sie dem Unternehmen Zeit gespart haben.

Ein umfassendes Verständnis des Zeitmanagements ist der Schlüssel, um zu wissen, wann man nein sagen sollte und wann etwas für eine Zeitinvestition sinnvoll sein könnte.

Erfahren Sie mehr über die Kunst, Nein zu sagen mit Dieser Beitrag.

Endeffekt

Planung ist der Schlüssel. Egal, ob Sie Unternehmer wie ich sind oder zu Hause bleiben, Sie haben einen Job zu erledigen. Die Arbeit selbst mag unterschiedlich sein, aber der Wert, zeiteffizient und effektiv zu sein, tut es nicht. Wenn Sie erfolgreich sein möchten – und Zeit für sich selbst haben – denken Sie nach, bevor Sie den Tag verschwenden.

Mit Bedacht zu arbeiten ist besser als hart zu arbeiten. Zu lernen, anderen zu vertrauen, ist wichtiger als das Ergebnis, das genau so aussieht, wie Sie es sich vorgestellt haben. Effizienz und Effektivität mögen unterschiedlich sein, aber beide laufen auf zwei Dinge hinaus: einen Plan zu haben und nach Bedarf zu schwenken.

Mehr über Zeitmanagement

Vorgestellter Bildnachweis: Alex Presa über unsplash.com

Referenz

[1] ^ Merriam-Webster-Wörterbuch: Effizient
[2] ^ Kalender: So setzen Sie Geschäftsziele, die Sie tatsächlich erreichen
[3] ^ Harvard-Geschäftsüberblick: So verbringen Sie jeden Tag viel weniger Zeit mit E-Mails
[4] ^ Inc: Die Wissenschaft sagt, dass Sie dies für den produktivsten Arbeitstag tun sollten
[5] ^ Todoist: Die Pomodoro-Technik