推薦状を書いてもらうと、あたたかいぼんやりした感じになりましたか、それとも不安になりましたか？おそらく両方の少し？

いずれにせよ、推薦状を書かなければならないことには大きな責任が伴います。そして、より良い未来への旅で誰かを助けることに興奮していると感じるかもしれませんが、あなたはまた、あなたの執筆能力に依存していることがたくさんあることに気づきます。

まず、あなたはリファレンスレターが何であるか知っていますか？

あなたはリファレンスレターで何を言うべきか知っていますか？どれくらいの期間が必要ですか？熱心に聞こえることなく、どうすればその人の強みと能力を売り込むことができますか？

最初に、リファレンスレターの背後にある目的を理解することが重要です。推薦状を求める企業や機関は、候補者がそのポジションに適している理由を知りたがっていますが、そのようなポジションに推薦する資格がある理由を知ることも同様に重要です。

書き始める前に、状況の文脈を理解していることを確認してください。この手紙は学校への入学のためのものですか？新しい仕事？組織への参入？

それでもコンテンツ、フォーマット、または正確に何を言うべきかわからない場合は、リファレンスレターを作成するときに適用できるヒントとコツをいくつか紹介します。広告

傑出したリファレンスレターの10の特徴とそれらを特別なものにしているもの

個人的な観点から話す

Monster.comのこの例は、彼女が紹介している人物であるシャロンとの作家の個人的な経験を示しています。^[1]彼女は、シャロンがオプションの専門能力開発セミナーに参加した特定の状況とともに、シャロンと協力するときに自分自身の観察を含めるように注意を払っています。

しかし、あなたの個人的な遺言がまさにそれであるようにしてください–個人的なものです。インスタンスを偽造したり、イベントを装飾したりしないでください。良い音だと思うからです。

ビジネスレター形式を使用する

ハードコピーの手紙を送る場合は、読者に専門的なプレゼンテーションを行いたいと思います。上記のような標準のビジネスレター形式を使用すると、コンテンツの邪魔をすることなく、メッセージにトーンの洗練された外観を与えることができます。^[2]

仕事の説明に基づいて手紙を書く

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あなたの手紙がどのような文脈で使われるかを知ることは重要です。特定の仕事の場合は、その人に仕事の説明のコピーを求めます。説明を使用して、理想的な候補者が持つ資質についての手がかりを検索し、紹介している人に当てはまる場合は、同じ資質を示すように手紙を調整することができます。

上記の例は、ライターがその人が応募しているポジションを理解し、そのポジションに役立つスキルに自分のスキルを関連付けていることを示しています。

ポジティブに保つ

推薦状の背後にある目的は、上記の例に示されているように、人がその手紙を要求した会社または機関の注目に値する理由を示すことです。^[3]私たち全員に欠点がありますが、リファレンスレターはそれらを指摘する場所ではありません。

その人を前向きに正直に説明できると思わない場合は、手紙を書くという要求を拒否することを検討することをお勧めします。

あなたがその人を十分に知っている場合にのみ手紙を書いてください

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あなたが手紙を書いているなら、あなたは上記の例のように、彼らの能力と業績について話すのに十分なほどその人に精通しているべきです。^[4]単にあなたの建物で働いて過去5年間毎週あなたに話しかけた人よりも、あなたが1年間一緒に働いていた同僚に手紙を書くほうがよいでしょう。

シンプルかつ要点を明確にします。

なぜ人があなたの推薦に値するのかについての物語全体を書く必要はありません。一方で、メッセージを短くしすぎないようにする必要もあります。紹介状を1ページにまとめ、そのページを必要なだけ使用して、紹介している人の明確で簡潔な絵を描きます。

創造性についてあまり心配しないでください、そして確かに綿毛を避けてください。代わりに、上記の例のように、最短の単語とスペースで最大のコンテンツを配信する方法に焦点を当てます。^[5]

あなたの連絡先情報を含めてください

他に質問がある場合は、読者にどのように連絡できるかを知らせてください。上記のように、直通電話番号またはメールアドレスを共有できます。広告

その人の履歴書または履歴書を求めます。

あなたが書いている人についての他の側面を理解することはあなたにあなたの手紙に含めるべき重要な手がかりを与えることができます。

その人の仕事の具体例を共有する

あなたがその人の本当の能力についてより具体的にすることができるほど、読者はその人がどのように行動するかについてより良い考えを持つでしょう。 Resumoのこの例では、作家は、彼が紹介している人物が数百万ドル相当の新しい契約を結ぶのに成功し、公安に焦点を当てた新しいビジネスラインを開発したことを共有しています。

最初のドラフトが完成したら、その人の業績やスキルについてより具体的に話すことができる例を探します。これは、数字、統計、ランキング、人が会社をどれだけ節約したかなどの形をとることがあります。

適切な人にあなたの手紙を提出してください

あなたはそれを書いた人に手紙を渡す必要がありますか、それとも手紙を必要とする人に直接郵送する必要がありますか？よくわからない場合は、質問してください。

優れた推薦状を書くのに、優れた作家である必要はありません。

上記のヒントとサンプルを使用して、執筆の不安を和らげます。その人が最終的な目標を達成できない場合、それはおそらくあなたが悪い手紙を書いたからではないことを忘れないでください。広告

注目の写真クレジット： flaticon.com経由のFlaticon

参照