Die 15 besten Organisationstipps für die Büroorganisation und mehr Arbeit

Die 15 besten Organisationstipps für die Büroorganisation und mehr Arbeit

Sie denken vielleicht, dass Sie keine Zeit für die Büroorganisation haben, aber wenn Sie wirklich wüssten, wie viel Zeit Sie diese Desorganisation kostet, würden Sie es sich noch einmal überlegen.

Das Neuanordnen und Verschieben von Stapeln zählt gelegentlich nicht. Auch das Abräumen Ihres Schreibtisches, wenn Sie das Durcheinander in einen Mülleimer oder eine Schreibtischschublade wischen.

Ein relativ ordentlicher und ordentlicher Büroraum macht den Weg frei für höhere Produktivität und weniger Zeitverschwendung.

Die Organisation Ihres Büros muss nicht Tage dauern, sondern kann nach und nach erledigt werden. Tatsächlich ist die Aufrechterhaltung eines organisierten Büros viel effektiver, wenn Sie es wie ein fortlaufendes Projekt behandeln, anstatt wie ein massiver Angriff.

Wenn Sie also bereit sind, loszulegen, helfen Ihnen die folgenden Organisationstipps, Ihr Büro in einen effizienten Arbeitsplatz zu verwandeln.

1. Säubern Sie Ihr Büro

Entrümpeln, entleeren, zerkleinern, alles loswerden, was Sie nicht brauchen oder wollen. Umschauen. Was hast du schon länger nicht mehr benutzt?

Nehmen Sie jeweils einen Bereich. Wenn es nicht funktioniert, schicken Sie es zur Reparatur oder werfen Sie es weg. Wenn Sie es seit Monaten nicht mehr verwendet haben und sich nicht vorstellen können, wann Sie es tatsächlich benötigen, ist es raus. Dies gilt für Möbel, Geräte, Verbrauchsmaterialien usw.Werbung

Vergiss Schnickschnack, Pflanzen (echte oder künstliche) und Dekorationen nicht – wenn sie mit Staub bedeckt sind und dein Büro schäbig aussehen lassen, sind sie Freiwild.

2. Sammeln und verteilen

Sammeln Sie jeden Gegenstand, der nicht dort ist, wo er hingehört, und legen Sie ihn dorthin, wo er hingehört.

3. Richten Sie Arbeitsbereiche ein

Entscheiden Sie, welche Art von Aktivität in jedem Bereich Ihres Büros stattfindet. Sie haben wahrscheinlich einen Hauptarbeitsplatz (höchstwahrscheinlich Ihren Schreibtisch), einen Referenzbereich (Aktenschrank, Regale, Ordner) und einen Versorgungsbereich (Schrank, Regale oder Schubladen).

Platzieren Sie die entsprechenden Geräte und Materialien so weit wie möglich in der richtigen Umgebung.

4. Enge Nähe

Stellen Sie die Geräte und Verbrauchsmaterialien, die Sie am häufigsten verwenden, in Reichweite auf. Dinge, die Sie selten benutzen, können aufbewahrt oder weggeräumt werden.

5. Holen Sie sich einen guten Etikettierer

Wählen Sie einen einfach zu bedienenden Etikettendrucker. Nehmen Sie sich die Zeit, Regale, Behälter, Körbe Schubladen zu beschriften. Es erinnert Sie nicht nur daran, wohin die Dinge gehen, sondern hilft auch anderen, die möglicherweise etwas in Ihrem Arbeitsbereich finden, verwenden oder wegräumen müssen.

6. Überarbeiten Sie Ihr Ablagesystem

Da wir vollständig in das digitale Zeitalter eintreten, hat die Notwendigkeit, Papierakten aufzubewahren, abgenommen.Werbung

Was kann Ihr Geschäft digital? Duplizieren Sie Dateien? Möglicherweise können Sie einige der Dateien und Ordner entfernen, die Sie in der Vergangenheit verwendet haben. Wenn Sie Dateien auf Ihrem Computer speichern, stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig Backups erstellen.

Hier sind einige Aufbewahrungsideen zum Erstellen eines reibungslosen Ablagesystems:

  • Erstellen Sie einen Besprechungsordner – Legen Sie dort alle zu besprechenden Themen zusammen mit den Themen ab, die übergeben werden müssen, Berichte, die abgegeben werden müssen usw. Es hilft Ihnen, sich auf Meetings vorzubereiten und spart Ihnen Stress, wenn ein Meeting nach oben verschoben wird .
  • Erstellen Sie einen WOR-Ordner – So viele unserer unordentlichen Papiere sind Dinge, die auf Eis gelegt werden, bis jemand anders reagiert oder handelt. Korraliere sie in einem WOR-Ordner (Waiting on Response). Überprüfen Sie es alle paar Tage auf ausstehende Aktionen, die Sie möglicherweise nachverfolgen müssen.
  • Aufbewahrungsboxen – Verwenden Sie kostengünstige Aufbewahrungsboxen, um archivierte Dateien aufzubewahren und aus Ihrem aktuellen Dateispeicher zu entfernen.
  • Zeitschriftenboxen – Verwenden Sie Zeitschriftenboxen oder Ordner, um Zeitschriften und Kataloge aufzubewahren, die Sie wirklich aufbewahren möchten. Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie sie wirklich zu Referenz- oder Recherchezwecken benötigen, ansonsten recyceln oder verschenken Sie sie.
  • Leseordner – Bestimmen Sie eine Datei für gedruckte Artikel und Dokumente, die Sie lesen möchten, die nicht dringend sind.
  • Archivdateien – Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, legen Sie alle Materialien zusammen und legen Sie sie ab. Bewahren Sie Ihre Arbeitsordner für laufende Projekte auf.
  • Datei wöchentlich – Lassen Sie nicht zu, dass sich Ihre Akten anhäufen. Legen Sie Ihre Papiere in einen Ordner To File und legen Sie alles einmal pro Woche ab.

Weitere Tipps zum Organisieren Ihrer Dateien finden Sie hier: So organisieren Sie Ihre Dateien für eine bessere Produktivität

7. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf

Entfernen Sie alles, reinigen Sie es gründlich und legen Sie nur die Dinge zurück, die für den täglichen Gebrauch unbedingt erforderlich sind.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Dinge zu entrümpeln, diese Entrümpelungsformel wird Ihnen helfen, Dinge wegzuwerfen, ohne es später zu bereuen.

8. Organisieren Sie Ihren Desktop

Nachdem Sie Ihren Desktop optimiert haben, ist es eine gute Idee, ihn zu organisieren.

Verwenden Sie Desktop-Organizer oder Container, um die Elemente auf Ihrem Schreibtisch zu organisieren. Verwenden Sie Tabletts für Papiere, Behälter für kleinere Gegenstände.Werbung

Vergessen Sie Ihren Computer-Desktop nicht! Stellen Sie sicher, dass sich alle Dateien oder Bilder in organisierten Ordnern befinden. Ich empfehle Ihnen, Ihren Computer-Desktop jeden Tag zu leeren, bevor Sie die Arbeit verlassen.

9. Organisieren Sie Ihre Schubladen

Bringen Sie Gegenstände, die Sie verwenden, in derselben Schublade zusammen, Briefmarken mit Umschlägen, Klebeblöcke mit Notizblöcken usw.

Verwenden Sie Schubladen-Organizer für kleine Gegenstände – Büroklammern, Heftzwecken usw. Verwenden Sie eine separate Schublade für persönliche Gegenstände.

10. Separate Posteingänge

Wenn Sie regelmäßig mit anderen Personen zusammenarbeiten, erstellen Sie für jeden einen Ordner, eine Ablage oder einen Posteingang.

11. Löschen Sie Ihre Stapel

Hoffentlich schaffen Sie mit Ihrem neuen organisierten Büro keine Papierstapel mehr, aber Sie müssen immer noch die alten sortieren.

Gehen Sie den Stapel durch (ggf. nach und nach) und legen Sie ihn an die entsprechende Stelle oder entsorgen Sie ihn.

12. Mails sortieren

Stecken Sie die Post nicht einfach zum Sortieren in einen Stapel oder durchwühlen Sie und nehmen Sie die Stücke heraus, die Sie jetzt brauchen. Sortieren Sie es, sobald Sie es erhalten – zum Handeln, zum Lesen, zum Ablegen, zum Delegieren oder Abgeben. .Werbung

13. Verwerfungsdaten zuweisen

Sie müssen nicht jedes Blatt Papier auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Markieren Sie Dateien oder Dokumente, wenn sie weggeworfen oder geschreddert werden können.

Einige rechtliche oder finanzielle Dokumente müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was diese Anforderungen sind.

14. Filtern Sie Ihre E-Mails

Manche E-Mails sind wichtig zu lesen, andere sind einfach nicht so wichtig.

Wenn Sie das Filtersystem verwenden, um verschiedene Arten von E-Mails zu kennzeichnen, kennen Sie deren Priorität und wissen, welche zuerst beantwortet werden müssen.

Sehen Sie sich diese Tipps an, um Posteingang null zu erreichen: Der ultimative Weg zu Inbox Zero

15. Richten Sie Ihren Schreibtisch auf

Am Ende des Tages machen Sie eine schnelle Glättung, damit Sie am nächsten Tag einen sauberen Start haben.

Endeffekt

Verwenden Sie einen Tipp oder probieren Sie alle aus. Der Aufwand, den Sie in die Schaffung und Pflege eines effizienten Arbeitsbereichs investieren, wird sich in hohem Maße auszahlen.Werbung

Anstatt Zeit damit zu verbringen, nach Dingen zu suchen und Stapel zu mischen, können Sie Ihre Zeit damit verbringen … nun … Arbeiten und Sie werden es genießen, aufgeräumt zu sein!

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Vorgestellter Bildnachweis: Alesia Kazantceva über unsplash.com