14 Zeitmanagement-Vorlagen, die Ihnen helfen, sich zu organisieren

14 Zeitmanagement-Vorlagen, die Ihnen helfen, sich zu organisieren

Zeitmanagement ist die Fertigkeit, die alle anderen Fertigkeiten freischaltet. Und wenn Sie besser vorankommen möchten, hilft Zeitmanagement. Wenn Sie eine bessere Work-Life-Balance wünschen, ist Zeitmanagement die Antwort. Wenn Sie sich weniger überfordert und mehr unter Kontrolle fühlen möchten, ist ein besseres Zeitmanagement die Antwort. Das Herzstück eines effektiveren Zeitmanagements ist ein Zeitmanagementsystem und eine Reihe von Listen, die dieses unterstützen. Diese Zeitmanagement-Vorlagen können Ihnen bei der Erstellung dieser Listen helfen.

Wenn Ihre beste Freundin Ihr Zeitmanagementsystem verwenden würde, was würde sie/er sagen?

Wenn Sie diesen Artikel lesen, fallen Sie wahrscheinlich in eine von 3 Gruppen;

  • Diejenigen, die sich verweigern – „Ich bin so beschäftigt, dass ich keine Zeit habe, mein Zeitmanagement zu verbessern.“
  • Diejenigen in Ignoranz – „Mein Zeitmanagementsystem funktioniert seit 15 Jahren gut.“
  • Die Bedürftigen – „Wenn das helfen kann, werde ich es versuchen, weil ich sicher bin, dass ich einige Verbesserungen vornehmen kann.“

Diese Zeitmanagement-Vorlagen werden an die Gruppe „Die Bedürftigen“ appelliert und helfen. Sie sind einfach, praktisch und können sofort verwendet werden. Wenn Sie die Zeit gehabt hätten, hätten Sie ähnliche Vorlagen erstellt. Es ist schwer, wenn Sie in den Schützengräben sind.

Meine Leidenschaft ist es, anderen zu helfen und da ich seit 14 Jahren eine begeisterte Schülerin und Trainerin für Zeitmanagement bin, wollte ich etwas von dem, was ich gelernt habe, weitergeben. Auf die harte Tour gelernt, also musst du es nicht.

So verwenden Sie jede der 14 Zeitmanagement-Vorlagen

Die Vorlagen sind in der Reihenfolge ihrer Verwendungszwecke gestaltet. Der erste ist der härteste, Schlüsselergebnisgebiete (KRA) und dann werden sie immer einfacher. Zum Beispiel die „Daily To Do List“, die „Projects List“ und die „Weekly Evaluation“.

1. Schlüsselergebnisbereiche Zeitmanagement-Vorlage

Stellen Sie sich die Fußballmannschaft vor, die Sie unterstützen, oder wenn Sie keine haben, eine Mannschaft, die ein Freund unterstützt, oder nur eine, von der Sie gehört haben. Meins ist Oxford United (Cue der sanfte Missbrauch!). Der KPI (Key Performance Indicator) von Oxford United wird wahrscheinlich die Liga gewinnen. Dies ist ein Teamziel, das jeder im Team erreichen möchte. Dieses Ziel ist nicht für eine Einzelperson. Oxford United könnte die Liga gewinnen, aber hat jeder Spieler sein Gewicht gezogen? Hier sind KRAs wichtig. EIN Schlüsselergebnisbereich (KRA) ist ein individuelles Ziel. Die Idee ist, dass, wenn jede Person auf die Erreichung ihres KRA hinarbeitet, das Team ihren KPI erreichen sollte. Um auf unsere Fußballmannschaft zurückzukommen, könnte der KRA des Torwarts ein 'kein Blatt' sein. Die KRA des Stürmers besteht darin, ein Tor pro Spiel zu erzielen, und die KRA des Verteidigers besteht darin, 80% ihrer Tackles zu gewinnen. Was ist dein KRA?

Aktion: Vervollständigen Sie Ihre KRAs mit der Zeitmanagement-Vorlage Nr. 1, damit Sie jetzt wissen, warum Sie auf der Gehaltsliste stehen – KRAs. Werbung

2. Tägliche To-Do-Liste Zeitmanagement-Vorlage

Diese Zeitmanagement-Vorlage ist am einfachsten zu verstehen, da sie nur eine Liste der täglichen Aufgaben erfordert. Die Herausforderung besteht darin, dass viele Menschen eine fortlaufende To-Do-Liste schreiben und nicht für jeden Tag eine To-Do-Liste. Jeden Tag eine To-Do-Liste zu haben, fokussiert den Geist. Wenn Sie nicht jeden Tag eine To-Do-Liste haben, passieren in der Regel zwei Dinge. Erstens stecken Sie in Ihrem E-Mail-Posteingang fest, weil wir denken, dass wir hart arbeiten und daher „beschäftigt“ sind. Zweitens wird jemand anderes Ihren Tag mit Aufgaben füllen, wenn Sie die Aufgaben nicht selbst ausgewählt haben. Diese Aufgaben können in Form von E-Mails, Anfragen eines Chefs oder Aktionen, die Sie in einem Meeting erhalten, vorliegen. „Haben Sie jeden Tag einen Plan oder jemand hat einen für Sie“. Eine tägliche To-Do-Liste ist die Grundlage jedes Zeitmanagementsystems. Verwenden Sie diese Vorlage jeden Tag.

Aktion: Vervollständigen Sie eine Liste, was Sie morgen tun werden, indem Sie die Zeitmanagement-Vorlage Nr. 2 verwenden, damit Sie Ihren Plan haben – Die tägliche To-Do-Liste.

3. Projektliste Zeitmanagement-Vorlage

Nur sehr wenige Menschen haben eine „lebendige und atmende“ Projektliste. Einige haben eine, aber sie wurde einmal geschrieben und seitdem nicht mehr aktualisiert. Eine Projektliste ist ein Mittel, um zu wissen, was das Wichtigste ist. Die Dinge, die den größten positiven Einfluss auf unsere KRAs haben werden. Es ist die Verbindung zwischen der täglichen To-Do-Liste und dem Grund, warum Sie auf der Gehaltsabrechnung stehen, den Schlüsselergebnisbereichen. Durch eine Projektliste haben Sie Transparenz über die großen und wichtigen Dinge. Die Forschung sagt uns, dass jede Person zwischen 50 und 70 Projekte gleichzeitig (zu Hause und am Arbeitsplatz) unterwegs hat. Diese Vorlage fragt nur nach 14.

Aktion: Vervollständigen Sie eine Liste der Projekte, an denen Sie arbeiten, indem Sie die Zeitmanagement-Vorlage Nr. 3 verwenden, um den Überblick über die „großen Dinge“ zu behalten – die Projektliste.

4. Besprechungsaktionen Zeitmanagement-Vorlage

Meetings sind das notwendige Übel eines jeden Wissensarbeiters. Wir können ihnen nicht entkommen. Sie scheinen dort zu sein, wo die Stunden verloren gehen und nichts erreicht wird. Einer der Hauptgründe dafür ist, dass die Aktionen entweder nicht oder nicht gut genug erfasst werden, um etwas Wesentliches zu bewirken. Natürlich sind auch Meeting-Ziele, die richtigen Teilnehmer, Fokus usw. triftige Gründe. Diese Vorlage beginnt mit dem Abrufen der erfassten Aktionen. Dies liegt daran, dass die Leute, wenn sie klare Aktionen erfassen, keinen Spielraum haben, sich zu winden, indem sie sagen: „Ich dachte, er würde das tun“, „Oder was bedeutete diese Aktion?“ oder „Ich habe die Aktionen erst gestern erhalten. Das Treffen vor 2 Wochen“.

Aktion: Vervollständigen Sie die Zeitmanagementvorlage Nr. 4, damit Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen können, dass Aktionen abgeschlossen werden – Besprechungsaktionen.

5. Warteliste Zeitmanagement-Vorlage

Sie delegieren an Menschen. Leute oben. Leute unten. Leute zur Seite. Wie behalten Sie den Überblick darüber, wen Sie bis wann um was gebeten haben? Eine Warteliste hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Diese Vorlage bietet einen Platz zum Parken der Aufgaben, um die Sie gebeten wurden, damit Sie die Person nicht ständig verfolgen und sie klar war, wann Sie die Aufgabe erledigen wollten. Und damit Sie es natürlich nicht vergessen. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Warteliste besteht darin, sie zu bewerten. Dies kann jeden Tag sein, während es ein neues Stück in Ihrem Zeitmanagementsystem ist. „Weiter unten“ ist es möglicherweise nur zu Beginn und am Ende der Woche, wenn Sie sich mit dieser Vorlage vertraut gemacht haben.Werbung

Aktion: Füllen Sie eine Warteliste mit der Zeitmanagement-Vorlage Nr. 5 aus, damit Sie die Kontrolle über das haben, was Sie delegiert haben – Warteliste.

6. Ablenkungsliste Zeitmanagement-Vorlage

Eine der größten Herausforderungen des Zeitmanagements, insbesondere in einem Großraumbüro, besteht darin, eine Aufgabe zu beginnen und abzuschließen. Lernende auf unserem Zeitmanagement-Schulung Sagen Sie uns, dass dies der Grund ist, warum sie das Gefühl haben, nichts getan zu haben. Das liegt unter anderem daran, dass Wissensarbeiter mit so vielen Bällen jonglieren müssen. Teilweise liegt es daran, dass wir zögern weil wir „Aufgaben nicht mögen“. Hauptsächlich liegt es daran, dass sie keinen strukturierten Umgang mit abschweifenden Gedanken haben. Eine „Ablenkungsliste“ ist eine einfache Vorlage, die Sie auf Ihrem Schreibtisch aufbewahren würden. Wenn du dich dann auf eine Aufgabe konzentrierst und dir dann Gedanken in den Sinn kommen, schreibst du sie auf, nimmst sie aus deinem Kopf, damit du dich wieder der anstehenden Aufgabe zuwenden kannst. Über 50 % Zeit wird zu einer Aufgabe hinzugefügt, wenn sie nicht in einem Rutsch gestartet und abgeschlossen wird. Drucken Sie diese Vorlage aus und bewahren Sie sie auf Ihrem Schreibtisch auf oder lassen Sie sie auf Ihrem Bildschirm geöffnet.

Aktion: Vervollständigen Sie die Zeitmanagement-Vorlage Nr. 6 für die Ablenkungsliste, damit Sie sich von Anfang bis Ende auf die Erledigung einer Aufgabe konzentrieren können – die Ablenkungsliste.

7. Wöchentliche Ziele Zeitmanagement-Vorlage

Stellen Sie sich ein Verkaufsteam ohne Verkaufsziel vor, oder die Fußballmannschaft von Oxford United, die jeden Samstag „nur zum Spaß“ spielt. Beim Zeitmanagement ist es ähnlich. Sie haben wahrscheinlich Ziele (KPIs und KRAs) für das Jahr oder das Quartal. Diese Vorlagen fordern Sie heraus, Ziele für die Woche zu haben. Zu Beginn der Woche fragt diese Vorlage: „Wenn Sie auf diese Woche zurückblicken würden, was würden Sie gerne erreicht haben?“. Indem wir unsere Ziele für die Woche aufschreiben, hilft es uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren, wenn wir in den Gräben von E-Mails, Telefonaten und Meetings feststecken. Im Idealfall würden sich die wöchentlichen Ziele positiv auf die prioritären Projekte auswirken, die sich wiederum auf Ihre KRAs auswirken, die sich auf die KPIs auswirken. Wenn dies passiert, haben Sie eine stählerne Kette von Gliedern, die Ihr Zeitmanagement durchzieht, um es verbunden und stark zu halten.

Aktion: Vervollständigen Sie Ihre Wochenziele für diese Woche, sodass Sie mithilfe der Zeitmanagement-Vorlage Nr. 7 – Wochenziele – ermittelt haben, was Sie erreichen möchten.

8. Wöchentliche Auswertung Zeitmanagement-Vorlage

Zu Beginn der Woche haben Sie die Vorlage „Wöchentliche Ziele“ mit den 7 Dingen ausgefüllt, die Sie in dieser Woche erreichen möchten. Am Ende der Woche ist es sinnvoll zu sehen, wie Sie sich geschlagen haben. Die Vorlage „Wöchentliche Bewertung“ fragt, ob Sie diese wöchentlichen Ziele mit einem einfachen Tool namens „PMI“ – Positiv, Minus und Interessant – erreicht haben. Am Ende der Woche schreibst du 3 Dinge, die positiv über die Woche waren, 3 Dinge, die negativ oder weniger gut waren und 3 Dinge, die interessant waren. Zum Beispiel „P: Tolles Meeting mit dem neuen Kunden ABC“, „M: Nur 4 von 7 Zielen erreicht“ und „I: Zwei von meinem Team sind krank“. Im letzten Kästchen werden Sie aufgefordert, eine einmalige Managementaktion durchzuführen, nachdem Sie Ihre Woche ausgewertet haben, z. 'Ich werde in mein Tagebuch einplanen 1 Stunde pro Woche für das XYZ-Projekt.“

Aktion: Füllen Sie die Wöchentliche Auswertung aus, damit Sie wissen, ob Sie Ihre Wöchentlichen Ziele mit der Zeitmanagement-Vorlage Nr. 8 – Wöchentliche Auswertung – erreicht haben. Werbung

9. Monatsziele Zeitmanagement-Vorlage

Ähnlich wie bei „Wöchentliche Ziele“. Diese Vorlage fordert Sie auf, die großen Dinge zu schreiben, die Sie in diesem Monat erreichen möchten.

10. Monatliche Auswertung Zeitmanagement-Vorlage

Die Zeitmanagementvorlage „Monatliche Auswertung“ fordert Sie auf, die Ziele zu bewerten, die Sie in die Vorlage „Monatsziele“ geschrieben haben.

11. Jahresziele Zeitmanagement-Vorlage

Die Vorlage „Jahresziele“ vervollständigt die Reihe von Zielen; Wöchentlich, monatlich und dann jährlich. Die Herausforderung bei der Festlegung von Jahreszielen besteht darin, sie groß genug zu machen, um ein Jahresziel zu sein, aber nicht zu groß, um „Lebensziele“ zu sein. Lebensziele werden in diesen Vorlagen nicht besprochen.

12. Jahresauswertung Zeitmanagement-Vorlage

Die im Januar fertiggestellte „Annual Evaluation“ befasst sich mit einem Rückblick auf das vergangene Jahr. Identifizieren, was funktioniert hat, was nicht funktioniert und die Lektionen für die Erstellung der Jahresziele für das nächste Jahr gelernt.

13. Eines Tages vielleicht Liste Zeitmanagement-Vorlage

Diese Vorlage ist unerlässlich, um eine der wichtigsten Denkweisen eines effektiven Zeitmanagers zu erreichen. Die Denkweise lässt sich am besten mit dem Satz „Die erfolgreichsten Menschen sind die mit den leeren Köpfen“ zusammenfassen. Die tägliche To-Do-Liste und die Projektliste sind großartige Vorlagen für die Verwaltung unserer unmittelbaren und großen Aufgaben. Die Some Day May Be List ist ein Ort, an dem Sie all die Dinge ablegen können, die Sie tun möchten, aber sie sind jetzt einfach nicht dringend oder wichtig. Einige Beispiele könnten sein: „Einreichen aller Heimdokumente“, „Beziehen Sie eine Rente“, „Schreiben Sie eine Nachfolgeregelung für die Firma'.

Aktion: Vervollständigen Sie die Einige-Tage-Vielleicht-Liste, damit Sie einen Platz haben, um 'alles andere' unter Verwendung der Zeitmanagement-Vorlage #13 – Einige-Tage-Vielleicht-Liste – unterzubringen.

14. Projektzeitmanagement Vorlage

Der durchschnittliche Wissensarbeiter leitet Projekte, und wenn er ehrlich zu sich selbst ist, ist seine Erfahrung im Projektmanagement genau das, was er sich selbst beigebracht hat. Sie haben vielleicht von großen IT-Projekten gehört, die mit verwaltet werden Gantt-Diagramme oder Qualifikationen wie Prinz2 . Sie sehnen sich jedoch nach etwas Einfachem, das ihnen die Kontrolle gibt, ohne zu umständlich zu sein. Diese einseitige Vorlage hilft Ihnen, Ihre wichtigen Projekte besser zu verwalten, indem Sie sich besser vorbereiten und Vermeidung der Hauptgründe, warum Projekte scheitern .Werbung

Aktion: Füllen Sie die Projektzeitmanagement-Vorlage #14 aus, um sich besser auf wichtige Projekte vorzubereiten und sie auf Kurs zu halten – Projektvorlage.

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Beginnen Sie damit, eine dieser Vorlagen in Ihr Zeitmanagementsystem zu integrieren. Dann noch eine Woche später, bis Sie die Vorlage gewohnheitsmäßig verwenden. Es dauert 21 Mal, um eine Gewohnheit zu bilden. Sie können sich jetzt besser organisieren. Viel Glück!

Vorgestellter Bildnachweis: Sie waren über sonovate.com