11 einfache Tipps für ein effektives E-Mail-Management

11 einfache Tipps für ein effektives E-Mail-Management

Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, Ihre E-Mails zu verwalten? Eine Stunde? 30 Minuten? Ein paar Stunden? Vielleicht einen halben Tag?

E-Mails sollen zwar die Kommunikation erleichtern, aber ich vermute, dass sie manchmal zu einem kontraproduktiven Werkzeug werden, weil wir so viel Zeit damit verbringen, Ihre E-Mails zu verwalten! Denken Sie zum Beispiel an diese Fälle:



  • Klicken Sie manchmal immer wieder in Ihren Posteingang, obwohl Sie ihn erst vor 5 Minuten überprüft haben?
  • Verbringen Sie jeden Tag viel Zeit damit, Ihre E-Mails zu verwalten, z. B. vergangene E-Mails zu durchsuchen, alte E-Mails zu sortieren, zu organisieren und zu löschen?
  • Haben Sie oft E-Mails zu Ihrer ersten Priorität, anstatt Dinge zu erledigen?
  • Gibt es Tage, an denen Sie mehr Zeit in Ihrem Posteingang verbringen, als richtig zu arbeiten?

Letztendlich ist E-Mail nur ein Werkzeug, mit dem Sie Ihre Aufgaben erledigen können. Nachfolgend finden Sie 11 Tipps zur Verbesserung Ihres E-Mail-Managements:

1. Bearbeiten Sie Ihre Post einmal täglich a

Obwohl ich mehrmals am Tag meine Mails checke, um auf dem Laufenden zu sein (falls etwas Seltsames passiert, wie zum Beispiel meine Website ausfällt oder eine dringende Anfrage vorliegt), bearbeite ich sie nicht sofort. Ich mache das nur einmal am Tag, entweder zu Beginn des Tages oder abends.



Planen Sie ein tägliches Zeitfenster ein, um Ihre E-Mails zu bearbeiten. Wenn Sie im Zeitfenster nicht fertig sind, fahren Sie am nächsten Tag fort. Priorisieren Sie die wichtigeren und lassen Sie den Rest los. (Siehe #2).

wie man falsche Leute erkennt

Wenn Sie sich in einer Position auf Arbeitsebene befinden, in der Sie viele zeitkritische E-Mails erhalten, können Sie dies dennoch in die Praxis umsetzen. Der Punkt ist, E-Mails nicht über Ihr Leben laufen zu lassen. Denken Sie daran, es ist ein Werkzeug, das Ihnen bei Ihrer Arbeit hilft und nicht die Arbeit selbst.Werbung



2. Priorisieren Sie 20 % E-Mails; 80 % verschieben

Nicht alle E-Mails sind gleich. Ich liebe die 80/20-Regel weil es für jeden einzelnen Bereich unseres Lebens gilt. Inklusive E-Mails. Die 80/20-Regel ist die Idee, dass 20% der Inputs in jeder Situation für 80% der Outputs verantwortlich sind. Um effektiv zu sein, sollten wir uns daher auf 20% Input konzentrieren, die zu 80% Output führen. Ebenso sollten wir uns auf 20 % hochwertige E-Mails konzentrieren, die zu einem maximalen Output führen.

Meine 20% E-Mails sind es, die mir den nächsten Durchbruch in meiner Arbeit verschaffen. Dies können Medienanfragen, Interviewspots, Networking-Möglichkeiten, Geschäftskontakte, Redemöglichkeiten und andere Dinge sein, die zu meinen 20 % Geschäftszielen führen. In meinen 20% E-Mails sind auch Personen enthalten, die in meine Arbeit investiert haben, wie z. B. mein 1-1 Coaching-Kunden , Vorträge und Leser, die meine Kurse und Produkte gekauft haben. Zu guter Letzt fallen auch Korrespondenzen mit meinen guten Freunden hierher. Alles andere geht in die 80% Post.

Für die 20% E-Mails gebe ich ihnen erhebliche Priorität. Normalerweise antworte ich ihnen sofort (besonders wenn sie die 1-Minuten-Regel in #9 erfüllen); sonst erreiche ich sie in 1-3 tagen. Bei 80 % der E-Mails brauche ich länger, um zu antworten, manchmal antworte ich auch nicht (siehe Punkt #4).



3. Haben Sie einen Reply by XX Day Ordner

Legen Sie die E-Mail, die Ihre Antwort benötigt, in einem Ordner 'Antworten bis XX Tag' ab, wobei XX der Wochentag ist. Ich nehme mir jede Woche 3 Tage Zeit, um auf E-Mails zu antworten – Di, Do und Sa. Auf diese Weise werde ich nicht unter Druck gesetzt, sofort zu antworten, wenn ich die Post erhalte. Ich lese es, nehme es in Gedanken zur Kenntnis und denke darüber nach, bis es Zeit ist zu antworten (durchschnittlich 3-8 Tage nach Erhalt der Mail).

4. Erkenne, dass du nicht auf jede E-Mail antworten musst

Trotz allem, was Sie denken, müssen Sie nicht auf jede E-Mail antworten. Manchmal kann auch das Ausbleiben einer Antwort nach einer bestimmten Zeit als Antwort an sich betrachtet werden.

Ich bekomme ein hohes Volumen an Lesermails und habe eine Zeit lang auf jede einzelne eingehende Mail geantwortet. Es hat mir nichts gebracht. Ich würde den ganzen Tag damit verbringen, nur E-Mails zu beantworten, und am Ende des Tages war ich ausgelaugt und unfähig, wirklich zu arbeiten. Und interessanterweise bekomme so ziemlich alle E-Mails, die ich beantworte, nie eine Antwort (nicht einmal eine Bestätigung oder ein Dankeschön), selbst wenn ich Folgefragen poste, um ihnen weiter zu helfen. Ich vermute, dass die Hälfte der E-Mails nicht gelesen wird und die andere Hälfte E-Mails sind, die die Leute spontan versenden und Antworten sind nicht wirklich wichtig. Wie auch immer, ich habe festgestellt, dass es viel effektiver ist, die Zeit für höherwertige Aufgaben zu nutzen, wie zum Beispiel an hochwertigen und inhaltsreichen Produkten zu arbeiten, meine 1-1 Coaching-Kunden zu unterstützen, neue Projekte zu erstellen und neue Artikel zu schreiben.Werbung

Stressen Sie sich nicht zu sehr damit, auf jede einzelne E-Mail zu antworten. Antworten Sie, wenn es hilft, aber wenn die Kosten für eine Antwort den Nutzen nicht überwiegen, lohnt es sich vielleicht nicht, sich darüber Gedanken zu machen. Lass es einfach sein und die Dinge werden sich im Laufe der Zeit von selbst regeln.

5. Erstellen Sie Vorlagenantworten, wenn Sie häufig ähnliche Antworten senden

Wenn Sie Ihren gesendeten Ordner durchsuchen, werden Sie wahrscheinlich einen Trend in den Dingen finden, auf die Sie antworten. Die E-Mails, die ich auf meiner Seite erhalte, lassen sich in der Regel in eine der wenigen Kategorien einordnen (1) Feedback/Dankes-Mail (2) 1-1 Coaching (3) Anfragen für Buch-/Produktrezensionen (4) Sprechende Anfragen (5) Sonstiges . Für (1) und (2) verwende ich Vorlagen, die ich zuvor geschrieben habe und die ich in meinen Antworten verwende. Als ich antworte, würde ich sie entsprechend anpassen, um den Anforderungen der ursprünglichen E-Mail zu entsprechen. Das hat mir im Vergleich zu früher, als ich E-Mails von Grund auf neu eingegeben habe, viel Zeit gespart.

6. Nur relevante E-Mails lesen

Ich abonniere mehrere Newsletter – etwa zu Fitness, Selbsthilfe, Blogging und Business, lese aber nicht alle Mails, die sie versenden. Ich lösche sie auch nicht, weil ich weiß, dass sie wertvolle Informationen haben. Stattdessen habe ich Google Mail so eingestellt, dass sie automatisch in verschiedenen Labels (Ordnern) archiviert werden. Blog-Mails werden im Blogging-Ordner archiviert, Fitness-Mails werden im Gesundheits- und Fitness-Ordner archiviert und so weiter. Im Moment habe ich ungefähr 30 Ordner. Ich lese sie nur, wenn ich mehr über das Thema erfahren möchte.

Sie müssen nicht jede einzelne eingehende E-Mail lesen. Wählen Sie aus, was für Sie relevant ist.

7. Strukturieren Sie Ihre Mails in Kategorien

Ordner (oder Labels, wenn Sie Google Mail verwenden) helfen Ihnen, Ihre E-Mails zu organisieren.

Verwenden Sie zunächst ein relevantes Benennungssystem für das, was Sie tun. Wenn Ihre größten Prioritäten jetzt beispielsweise darin bestehen, (1) ein Buch zu schreiben und (2) Gewicht zu verlieren, dann benennen Sie Ihre Ordner so.Werbung

Zweitens, verwenden Sie eine Hierarchiestruktur. Ordner der ersten Ebene sind für die großen Kategorien und Ordner der zweiten Ebene sind für Unterkategorien und so weiter. Zum Beispiel habe ich Admin als Ordner der ersten Ebene und Backup, Accounting, Accounts usw. als Ordner der zweiten Ebene. Bei Bedarf habe ich Ordner der dritten Ebene, um sie weiter zu segmentieren. Gmail verfügt über ein Add-on, mit dem Sie verschiedene Stufenlabels verwenden können (Einstellungen > Labs > Verschachtelte Labels).

Die Verwendung von Filtern (#8) zum automatischen Organisieren von E-Mails in Ordnern wirkt Wunder.

8. Verwenden Sie Filter

Filter sind Werkzeuge, die Ihnen helfen, die E-Mails automatisch zu sortieren, wenn sie in Ihre E-Mail gelangen. Es gibt 2 grundlegende Dinge, die für einen Filter erforderlich sind – (1) Der Begriff, auf den Sie achten müssen (2) Aktion, die anzuwenden ist, wenn der Begriff übereinstimmt. Ab sofort hat mein Gmail ungefähr 20 verschiedene Filter für verschiedene E-Mail-Adressen, Betrefftitel, Textkörper und was nicht. Je nach Filter wird die Mail automatisch in einen entsprechenden Ordner einsortiert / archiviert. Dies minimiert die Anzahl der administrativen Aktionen, die ich ausführen muss.

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Hier ist mein Video-Tutorial, das zeigt, wie ich meine E-Mail-Filter einrichte, um Posteingang null zu erreichen: 3 einfache Tipps, um Posteingang Null mit E-Mail-Filtern zu erreichen [Video-Tutorial]

9. Verwenden Sie beim Antworten die 1-Minuten-Regel

Wenn die Antwort innerhalb von 1 Minute dauert, antworten Sie sofort und archivieren Sie sie. Lassen Sie es nicht ewig in Ihrem Briefkasten liegen. Es wird noch mehr Mühe kosten, es in deinem Kopf herumschweben zu lassen und ständig daran erinnert zu werden, dass du antworten musst. Achte nur darauf, dass du beim Antworten den Zeitrahmen von 1 Minute einhältst, damit es nicht länger dauert als nötig. Dies hilft mir, große Postmengen in kurzer Zeit zu löschen.

10. Setzen Sie ein Limit für die Zeit, die Sie im Posteingang verbringen

Begrenzen Sie über die 1-Minuten-Regel hinaus die Gesamtzeit, die Sie in Ihrem Posteingang verbringen. Wenn Sie das nächste Mal Ihre Post checken, zeit dich selbst . Sehen Sie, wie lange Sie brauchen, um Ihre E-Mails zu bearbeiten, zu lesen, zu beantworten und zu sortieren. Dann fragen Sie sich, wie viel von dieser Zeit gut investiert ist. Die Chancen stehen gut, das meiste davon hat absolut keinen Zweck erfüllt.Werbung

Manchmal erhalten Sie E-Mails, die erschreckend lang sind. Durchsuchen Sie diese E-Mails, prüfen Sie, ob etwas für Sie relevant ist, und verarbeiten Sie sie dann entsprechend. Antworten Sie bei Bedarf (und verwenden Sie die 1-Minuten-Regel); archivieren Sie es, wenn Sie nicht antworten möchten. Wenn Sie antworten möchten, müssen Sie nicht mit einer langen E-Mail zurückkehren, nur weil die Person eine lange E-Mail geschrieben hat. Das Letzte, was Sie wollen, ist ein E-Mail-Austausch von Aufsätzen, der versehentlich dazu führt, dass Sie in ein schwarzes E-Mail-Loch geraten. Melden Sie sich in Ihrem Posteingang an, tun Sie, was Sie tun müssen, und gehen Sie danach sofort wieder aus.

11. (Rücksichtslos) Abmelden von Dingen, die Sie nicht lesen

Wenn Sie im Internet unterwegs sind, melden Sie sich wahrscheinlich für einen angemessenen Anteil an Newslettern und Feeds an, an denen Sie später das Interesse verlieren. Wenn Sie die E-Mail wiederholt aus Ihren Abonnements löschen, sollten Sie sich sofort abmelden.

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